Geburtsurkunde übersetzen lassen: Kosten, Dauer, Ablauf

Ob Sie ein Kind anmelden, heiraten, einen Aufenthaltstitel beantragen oder sich einbürgern lassen: Fast jedes Verfahren in Deutschland beginnt mit dem Nachweis, wer Sie sind und woher Sie kommen. Früher oder später liegt deshalb Ihre Geburtsurkunde auf dem Tisch einer Behörde. Wurde sie im Ausland ausgestellt und ist nicht auf Deutsch verfasst, brauchen Sie in der Regel eine beglaubigte Übersetzung dazu. Dieser Ratgeber zeigt, wann das der Fall ist, wann eine mehrsprachige Urkunde den Schritt erspart und wie Sie sich so vorbereiten, dass beim ersten Termin alles vollständig ist.

Wann verlangen deutsche Behörden eine übersetzte Geburtsurkunde?

Die Geburtsurkunde ist ein rechtlicher Nachweis, und entsprechend genau lesen Ämter sie. Für das Standesamt ist die Sache klar geregelt: Nach § 2 der Personenstandsverordnung soll es für fremdsprachige Urkunden eine deutsche Übersetzung fordern. Andere Behörden halten es in der Praxis genauso. Typische Anlässe sind:

• Anmeldung der Eheschließung beim Standesamt, bei der die Geburtsurkunden beider Verlobten zur Akte gehören.
• Beurkundung der Geburt Ihres eigenen Kindes in Deutschland, wenn das Standesamt die Geburtsurkunden der Eltern sehen möchte.
• Aufenthaltstitel und Familiennachzug bei der Ausländerbehörde, um die Abstammung zu belegen.
• Einbürgerung, bei der die Einbürgerungsbehörde Identität und Herkunft prüft. Welche weiteren Unterlagen dafür übersetzt werden müssen, erklärt unser Ratgeber Einbürgerung: Welche Dokumente übersetzt werden müssen.
• Rente, Kindergeld und Gerichtsverfahren, bei denen Geburtsdatum und Geburtsort nachgewiesen werden müssen.

Verlangt wird in diesen Fällen meist eine beglaubigte Übersetzung: eine vollständige deutsche Fassung, unterschrieben und gestempelt von einer Übersetzerin oder einem Übersetzer, die oder der von einem deutschen Landgericht ermächtigt oder beeidigt wurde. Eine Übersetzung aus dem Bekanntenkreis oder aus einem Online-Werkzeug erfüllt diese Anforderung in der Regel nicht.

Wann ist keine Übersetzung nötig?

Es gibt zwei Arten mehrsprachiger Urkunden, die bewusst so gestaltet sind, dass sie ohne gesonderte Übersetzung verständlich sind. Wer eine davon bekommen kann, spart sich unter Umständen einen ganzen Arbeitsschritt.

Das mehrsprachige EU-Formblatt

Seit dem 16. Februar 2019 können Bürgerinnen und Bürger nach der Verordnung (EU) 2016/1191 ein mehrsprachiges Formblatt beantragen, wenn sie in einem EU-Mitgliedstaat eine Geburtsurkunde für die Verwendung in einem anderen Mitgliedstaat anfordern. Die ausstellende Behörde fügt das Formblatt der Urkunde bei; es ist eine Übersetzungshilfe und kein eigenständiges Dokument. Hält das deutsche Amt die Angaben darin für ausreichend, verlangt es keine Übersetzung. Lässt das Formblatt eine Lücke, kann es dennoch eine fordern. Das Formblatt ist also eine gute erste Wahl, aber nicht das letzte Wort.

Der internationale CIEC-Auszug (Formule A)

Auf Grundlage des CIEC-Übereinkommens Nr. 16 von 1976 stellen die Vertragsstaaten mehrsprachige Auszüge aus Personenstandsbüchern aus. Der Geburtsauszug heißt Formule A. Seine Felder sind nummeriert und in mehreren Sprachen beschriftet, darunter Deutsch, und zwischen den Vertragsstaaten braucht er keine Legalisation. Deutschland ist Vertragsstaat, ebenso etwa Österreich, Italien, Spanien, Portugal, Polen, die Türkei und mehrere Nachfolgestaaten Jugoslawiens. Die Ukraine und Russland gehören nicht dazu – ein Grund dafür, dass gerade kyrillische Geburtsurkunden so oft übersetzt werden müssen.

Was verlangen Standesamt und Ausländerbehörde in der Regel?

Die Anforderungen sind bundesweit recht einheitlich, auch wenn einzelne Ämter eigene Vorlieben haben. Üblicherweise erwarten die Behörden Folgendes:

• Eine vollständige Übersetzung. Alles, was auf der Urkunde steht, erscheint auch in der Übersetzung: Kopfzeilen, Randvermerke, spätere Eintragungen und vorgedruckter Formulartext. Zusammengefasst wird nichts.
• Beschriebene Siegel und Unterschriften. Stempel, Wappen und Unterschriften lassen sich nicht nachbilden. Sie werden deshalb in eckigen Klammern beschrieben, etwa „[Rundsiegel des Standesamts]“.
• Originalgetreue Daten und Orte. Datumsangaben folgen der deutschen Reihenfolge Tag, Monat, Jahr; Ortsnamen bleiben in ihrer ursprünglichen Form, bei Bedarf mit deutscher Entsprechung.
• Ein klarer Bezug zur Vorlage. Der Beglaubigungsvermerk nennt das Dokument, nach dem übersetzt wurde, und viele Ämter möchten das Original oder eine beglaubigte Abschrift zusätzlich sehen.
• Ein aktuelles Ausstellungsdatum, wo das Amt es verlangt. Manche Ämter wollen eine Urkunde, die nur wenige Monate alt ist, vor allem bei einer Eheschließung. Fragen Sie nach, bevor Sie eine neue Urkunde im Ausland bestellen.

Wie werden kyrillische Namen in deutschen Registern geschrieben?

Kaum ein Detail führt so oft zu Rückfragen wie die Schreibweise von Namen. Deutschland ist Vertragsstaat des CIEC-Übereinkommens Nr. 14. Danach geben Standesämter ausländische Namen nicht übersetzt, sondern transliteriert wieder, und zwar nach ISO-Normen, soweit es sie gibt. Für Kyrillisch ist das ISO 9: Jeder Buchstabe erhält ein festes lateinisches Gegenstück, oft mit diakritischen Zeichen. Aus „Шевченко“ wird so „Ševčenko“ und nicht „Shevchenko“, wie es vielleicht in einem ukrainischen Reisepass steht.

In der Praxis geben Übersetzerinnen und Übersetzer kyrillische Namen nach ISO 9 wieder und vermerken die Schreibweise aus Ihrem Reisepass. Welche Form ins Register eingetragen wird, entscheidet das Standesamt oder die Einbürgerungsbehörde; fragen Sie dort deshalb vor der Bestellung nach. Zwei praktische Hinweise:

• Teilen Sie der Übersetzerin oder dem Übersetzer vor Beginn mit, wie Ihr Reisepass Ihren Namen schreibt, und schicken Sie eine Kopie der Passseite mit.
• Achten Sie darauf, dass die Schreibweise in allen Unterlagen Ihrer Akte übereinstimmt: Geburtsurkunde, Heiratsurkunde und Aufenthaltsdokumente.

Brauchen Sie zuerst eine Apostille oder Legalisation?

Die Übersetzung betrifft die Sprache; Apostille oder Legalisation bestätigen, dass die Urkunde selbst echt ist. Was Sie brauchen, hängt vom Herkunftsstaat ab. Öffentliche Urkunden aus EU-Mitgliedstaaten brauchen für Deutschland keine Apostille, und CIEC-Auszüge sind zwischen den Vertragsstaaten befreit. Staaten des Haager Apostille-Übereinkommens stellen eine Apostille aus; für andere Staaten ist in der Regel die Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung vorgesehen. Unser Ratgeber Apostille oder beglaubigte Übersetzung erklärt den Unterschied ausführlich.

Ist eine Apostille nötig, besorgen Sie sie vor der Übersetzung. Sie ist Teil der Urkunde und wird zusammen mit ihr übersetzt; kommt sie erst später dazu, wird eine zweite Übersetzung fällig.

Wie läuft die Übersetzung ab, und wie lange dauert sie?

Der Ablauf ist überschaubar. Sie laden einen gut lesbaren Scan oder ein Foto der gesamten Urkunde hoch, Vorder- und Rückseite, gegebenenfalls mit Apostille. Eine beeidigte Übersetzerin oder ein beeidigter Übersetzer fertigt die deutsche Übersetzung samt Beglaubigungsvermerk an, und Sie erhalten das unterschriebene und gestempelte Dokument digital oder per Post. Wie lange das dauert, hängt von der Sprache, vom Umfang der Urkunde und von der gewählten Lieferoption ab; unser Ratgeber zur Bearbeitungszeit beglaubigter Übersetzungen erklärt, was die Dauer beeinflusst. Planen Sie vor Ihrem Termin einen Puffer ein, besonders wenn Sie noch eine aktuelle Urkunde oder eine Apostille besorgen müssen.

Legen Sie auch eine Heiratsurkunde vor, finden Sie in unserem Ratgeber Heiratsurkunde übersetzen lassen, worauf das Standesamt dort achtet.

Was kostet die Übersetzung einer Geburtsurkunde?

Eine Geburtsurkunde umfasst meist nur eine Seite und gehört deshalb zu den günstigeren Dokumenten. Der Preis hängt vor allem vom Sprachpaar ab, von zusätzlichen Seiten wie einer Apostille und davon, ob Sie das beglaubigte Original per Post brauchen. Den aktuellen Preis zeigt der Preiskasten auf dieser Seite, und unser Ratgeber zu den Kosten beglaubigter Übersetzungen erklärt, wie Anbieter ihre Preise berechnen.

Das Wichtigste in Kürze

• Ausländische Geburtsurkunden brauchen für Standesamt, Ausländerbehörde und andere deutsche Ämter in der Regel eine beglaubigte Übersetzung.
• Ein mehrsprachiges EU-Formblatt oder ein CIEC-Auszug nach Formule A kann die Übersetzung ersparen, das Amt darf aber dennoch eine verlangen.
• Kyrillische Namen werden nach ISO 9 wiedergegeben, die Schreibweise im Reisepass wird vermerkt; welche Form ins Register eingetragen wird, entscheidet das Standesamt oder die Einbürgerungsbehörde.
• Ob eine Apostille oder Legalisation nötig ist, hängt vom Ausstellungsstaat ab; erledigen Sie sie am besten vor der Übersetzung.
• Fragen Sie beim Amt nach, was es braucht, schicken Sie einen vollständigen, gut lesbaren Scan und planen Sie genug Zeit vor Ihrem Termin ein.