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Format beglaubigter Übersetzungen.

So sieht eine beglaubigte Übersetzung von Trusted Lingo aus: die Kopfzeile, die Übersetzung selbst, die Beglaubigung, die Bindung mit der Vorlage und wie Sie Scans, zusätzliche Ausfertigungen und das Anschreiben vorbereiten.

Aufbau einer beglaubigten Übersetzung

Dies ist unser Hausformat, ausgerichtet an dem, was deutsche Behörden und ausländische Stellen erwarten. Die Vorgaben, die Ihr eigenes Bundesland für die Beglaubigung macht – vor allem die Formulierung des Beglaubigungsvermerks –, gehen immer vor.

Wenn ein Dokument nicht in das Schema passt, fragen Sie uns unter contact@trustedlingo.com, bevor Sie es beglaubigen.

  1. Kopfzeile – auf jeder Seite

    • „Beglaubigte Übersetzung aus dem [Sprache]“ (oder die englische Entsprechung „Certified translation from [source language]“).
    • Seitenzählung in der Form „Seite 1 von 3“, damit eine fehlende Seite sofort auffällt.

  2. Die Übersetzung selbst

    • Übersetzen Sie alles, was in der Vorlage steht – jeden Eintrag, jede Anmerkung, jeden Stempeltext und jeden Randvermerk – oder kennzeichnen Sie es.
    • Folgen Sie dem Aufbau der Vorlage so genau, wie es vernünftigerweise möglich ist, damit eine Behörde beide Texte nebeneinander abgleichen kann.
    • Setzen Sie alle Übersetzeranmerkungen in eckige Klammern.
    • Kopieren Sie niemals Logos, Wappen, Siegel, Stempel oder Unterschriften in die Übersetzung. Beschreiben Sie sie in eckigen Klammern – z. B. [Rundsiegel: Standesamt Frankfurt am Main] oder [Unterschrift] – und übersetzen Sie den Text, den sie enthalten.
    • Nennen Sie Institutionen und Behörden so, wie sie in der Vorlage erscheinen, und ergänzen Sie in eckigen Klammern eine kurze Erläuterung, wo eine Leserin oder ein Leser sie möglicherweise nicht kennt.
    • Kennzeichnen Sie Unleserliches als [unleserlich] – raten Sie niemals.

  3. Beglaubigungsvermerk, Stempel und Unterschrift

    • Schließen Sie die Übersetzung mit dem Beglaubigungsvermerk (Bestätigungsvermerk) in der von Ihrem Bundesland vorgeschriebenen Formulierung ab, der bestätigt, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist.
    • Geben Sie an, wovon Sie übersetzt haben: vom Original, von einer beglaubigten Kopie, von einer einfachen Kopie oder von einem Scan.
    • Nennen Sie Ihren Namen, den Ort und das Datum – und Ihre Anschrift, falls sie nicht auf Ihrem Stempel steht.
    • Stempeln und unterschreiben Sie neben dem Beglaubigungsvermerk. Wir empfehlen blaue Tinte für Stempel und Unterschrift, damit sie sich vom gedruckten Text und von einer Kopie abheben.

  4. Bindung – Übersetzung und Kopie der Vorlage zusammen

    • Verbinden Sie die Übersetzung mit einer Kopie der Vorlage: Drucken Sie die von der Kundin oder dem Kunden hochgeladene Vorlage aus und legen Sie sie hinter Ihre Übersetzung.
    • Nummerieren Sie die Seiten. Bei wenigen Seiten heften Sie die Blätter versetzt (Schuppenheftung) in der linken oberen Ecke und stempeln und unterschreiben auf der Rückseite über die überlappenden Ränder, sodass keine Seite unbemerkt entfernt oder ausgetauscht werden kann.
    • Bei vielen Seiten binden Sie sie mit Ösen und Schnur (oder Band) und siegeln die Bindung mit Ihrem Stempel.
    • Die Kopie der Vorlage selbst zu stempeln ist freiwillig.
    • Verwenden Sie hochwertiges Papier und achten Sie auf einen scharfen Druck.

Der Scan, den Sie hochladen

  1. Bereiten Sie die beglaubigte Übersetzung vollständig vor, genau so, als würden Sie sie per Post versenden – beglaubigt, geheftet, gestempelt und unterschrieben.
  2. Scannen Sie jede Seite, Vorder- und Rückseite, in dieser Reihenfolge: Ihre Übersetzung, dann die Kopie der Vorlage, dann die Rückseite mit den gestempelten und unterschriebenen, aufgefächerten überlappenden Rändern.
  3. Speichern Sie alles als eine PDF-Datei und laden Sie sie zur Prüfung beim Auftrag hoch. Hat die Kundin oder der Kunde einen Scan bestellt, ist dies die Datei, die sie oder er behält – nach der Freigabe sind keine Uploads mehr möglich.

Zusätzliche beglaubigte Ausfertigungen

  • Eine zusätzliche beglaubigte Ausfertigung ist keine Fotokopie: Bereiten Sie jede genau wie die erste vor, mit eigenem Beglaubigungsvermerk, eigenem Stempel und eigener Unterschrift.
  • Alle Ausfertigungen sind gleichwertige Originale. Der Auftrag zeigt unter „Anzufertigende beglaubigte Originale“, wie viele zu erstellen sind, und Sie versenden sie alle gemeinsam per Post.

Das Anschreiben

Jede beglaubigte Übersetzung, die Sie versenden, geht mit dem Anschreiben von Trusted Lingo obenauf hinaus, damit die Kundin oder der Kunde weiß, von wem sie stammt und wie sie oder er uns erreicht.

Anschreiben

Ein einseitiges Schreiben von Trusted Lingo, auf Deutsch und Englisch, das oben auf jede beglaubigte Übersetzung gehört, die Sie per Post versenden. Es ist für einen DIN-Fensterumschlag ausgelegt.

  1. Laden Sie das Anschreiben herunter und drucken Sie es aus (eine Seite, DIN A4).
  2. Tragen Sie Namen und Anschrift der Kundin oder des Kunden aus dem Auftrag in das Adressfeld ein und ergänzen Sie Auftragsnummer und Datum.
  3. Legen Sie es so auf die beglaubigte(n) Übersetzung(en), dass die Anschrift im Fenster eines DIN-Fensterumschlags sichtbar ist.
  4. Versenden Sie die Sendung per Post mit Sendungsverfolgung und Trusted Lingo als Absender, und tragen Sie die Sendungsnummer im Auftrag ein.
Anschreiben herunterladen (PDF)
Absender auf dem UmschlagTrusted LingoKäthchen-Paulus-Straße 260486 Frankfurt am MainDeutschland

Versandart, Sendungsverfolgung und Porto behandeln wir unter Auftragsabwicklung.

Häufige Fragen zum Format

Welche Formulierung für den Beglaubigungsvermerk soll ich verwenden?
Die Formulierung, die Ihr Bundesland für vereidigte oder ermächtigte Übersetzerinnen und Übersetzer vorschreibt. Unsere Hinweise zum Format betreffen alles darum herum; wenn die Vorgaben Ihres Landes etwas anderes verlangen, halten Sie sich daran und sagen Sie uns Bescheid, falls das beeinflusst, wie wir das Ergebnis gegenüber Kundinnen und Kunden beschreiben.
Muss ich Stempel und Siegel übersetzen?
Ja – beschreiben Sie jedes in eckigen Klammern und übersetzen Sie den darin enthaltenen Text, z. B. [Rundsiegel: Standesamt Frankfurt am Main]. Geben Sie das Bild selbst niemals wieder.
Muss ich die Übersetzung mit der Vorlage verbinden?
Ja. Die Übersetzung muss mit einer Kopie der Vorlage verbunden werden, nach der sie erstellt wurde, und die Bindung muss durch Ihren Stempel und Ihre Unterschrift gesichert sein, damit keine Seiten entfernt oder ausgetauscht werden können.
Wie soll der Scan aussehen, den ich hochlade?
Eine PDF-Datei der fertigen beglaubigten Übersetzung: Ihre Übersetzung, dann die Kopie der Vorlage, dann die Rückseite der gehefteten Seiten, aufgefächert, sodass Stempel und Unterschrift über den Rändern sichtbar sind.
Wie bereite ich zusätzliche beglaubigte Ausfertigungen vor?
Genau wie die erste: Jede Ausfertigung trägt ihren eigenen Beglaubigungsvermerk, Stempel und ihre eigene Unterschrift und ist ein gleichwertiges Original – nie eine Fotokopie.
Wo finde ich das Anschreiben?
Auf dieser Seite – laden Sie es als PDF-Datei herunter, drucken Sie je Sendung eines aus, tragen Sie Anschrift der Kundin oder des Kunden, Auftragsnummer und Datum ein und legen Sie es oben auf die Übersetzung.
Ich bin unsicher, wie ich ein bestimmtes Dokument formatieren soll.
Fragen Sie uns unter contact@trustedlingo.com, bevor Sie es beglaubigen, und nennen Sie die Auftragsnummer. Es ist viel einfacher, sich zuerst auf ein Layout zu einigen, als ein gestempeltes Original neu zu erstellen.

Die vollständigen Regeln finden Sie in den Vereinbarungen, die jede Übersetzerin und jeder Übersetzer bei Trusted Lingo akzeptiert: Übersetzer-AGB · Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) · Allgemeiner Verhaltenskodex. Weichen diese Seite und eine Vereinbarung voneinander ab, gilt die Vereinbarung.