Zeugnis- und Diplomübersetzung für die Hochschulzulassung

Wer sich mit einem ausländischen Abschluss an einer deutschen Hochschule bewirbt, muss zuallererst dafür sorgen, dass die eigenen akademischen Unterlagen verstanden, als vertrauenswürdig eingestuft und formal anerkannt werden. Dafür ist fast immer eine beglaubigte Übersetzung von Diplom, Notenspiegel und Abschlusszeugnis ins Deutsche nötig. Dieser Ratgeber zeigt, was Zulassungsstellen und uni-assist tatsächlich erwarten, wo die Notenumrechnung knifflig wird und welche Fallstricke Bewerbungen in jedem Semester unbemerkt verzögern.

Welche akademischen Dokumente übersetzt werden müssen

Für die meisten internationalen Bewerbungen ist der Kern der Dokumente recht einheitlich. Deutsche Hochschulen und Bewerbungsplattformen wollen ein klares, überprüfbares Bild davon, was Sie studiert haben und wie Sie abgeschnitten haben.

In der Regel brauchen Sie beglaubigte Übersetzungen von:

• Ihrem Abschlusszeugnis der Sekundarstufe (zum Beispiel einem High-School-Diplom oder einem gleichwertigen Zeugnis), das oft als Nachweis der Hochschulzugangsberechtigung verlangt wird.
• Ihrem Hochschulabschlusszeugnis oder Diplom, falls Sie bereits ein Studium abgeschlossen haben.
• Ihrem Notenspiegel (Transcript of Records) mit Kursen, Leistungspunkten und Noten.
• Jeder Erläuterung des Notensystems oder jedem Diploma Supplement Ihrer Hochschule.

Dokumente, die bereits auf Deutsch oder Englisch ausgestellt sind, werden häufig unverändert akzeptiert, doch das hängt von der Hochschule und vom Studiengang ab. Alles in einer anderen Sprache muss fast immer ins Deutsche übersetzt werden, manchmal wird daneben Englisch akzeptiert. Prüfen Sie vor der Bestellung immer die konkreten Anforderungen Ihrer Zielhochschule, denn sie unterscheiden sich zwischen Bundesländern und sogar zwischen Fakultäten.

Warum eine beglaubigte Übersetzung verlangt wird

Zulassungsstellen können die Echtheit jedes ausländischen Dokuments nicht direkt überprüfen, deshalb verlassen sie sich auf Übersetzungen, denen sie vertrauen können. In Deutschland entsteht dieses Vertrauen durch vereidigte (gerichtlich ermächtigte) Übersetzerinnen und Übersetzer, deren Übersetzungen rechtliches Gewicht haben.

Eine beglaubigte Übersetzung eines akademischen Dokuments ist mehr als eine zutreffende Wiedergabe des Textes. Sie enthält in der Regel:

• Eine getreue, vollständige Übersetzung, die Layout und Inhalt des Originals nachbildet.
• Eine Beschreibung oder einen Vermerk zu Stempeln, Siegeln, Unterschriften und handschriftlichen Elementen.
• Einen Beglaubigungsvermerk, der Vollständigkeit und Richtigkeit bestätigt.
• Stempel und Unterschrift der Übersetzerin oder des Übersetzers sowie Angaben, die sie oder ihn als amtlich befugt ausweisen.

Das unterscheidet eine beglaubigte Übersetzung von einer beiläufigen. Eine Übersetzung durch Bekannte oder ein Online-Tool wird, wie genau sie auch sein mag, in der Regel nicht akzeptiert, weil ihr diese förmliche Bestätigung fehlt.

uni-assist, Anerkennung und wie alles zusammenpasst

Viele deutsche Hochschulen wickeln internationale Bewerbungen über uni-assist ab, einen zentralen Dienst, der ausländische Zeugnisse im Auftrag der Mitgliedshochschulen vorprüft. Nutzt Ihre Zielhochschule uni-assist, laufen Ihre Unterlagen zuerst dort zur formalen Prüfung auf Vollständigkeit und Eignung ein.

Einige Dinge sollten Sie dabei verstehen:

• uni-assist prüft, ob Ihre Qualifikation mit den deutschen Zugangsvoraussetzungen vergleichbar ist; die Zulassung selbst erteilt uni-assist nicht. Die endgültige Entscheidung trifft die Hochschule.
• Sie werden in der Regel nach beglaubigten Kopien der Originale gefragt sowie nach beglaubigten Übersetzungen, sofern die Originale nicht auf Deutsch oder Englisch vorliegen.
• Unabhängig von der Zulassung ist die Anerkennung das Verfahren, mit dem eine ausländische Qualifikation formal anerkannt wird. Sie ist oft für die Berufsausübung oder zum Vergleich von Abschlussniveaus relevant. Für Anerkennungsverfahren können eigene Übersetzungsanforderungen gelten.

Weil sich diese Verfahren überschneiden, aber nicht gleich sind, ist es hilfreich, früh zu klären, ob es um eine Bewerbung um Zulassung, um ein Anerkennungsverfahren oder um beides geht. Die Dokumentenzusammenstellung und die akzeptierten Sprachen können abweichen.

Notenumrechnung: was eine Übersetzung leisten kann und was nicht

Das ist einer der am häufigsten missverstandenen Teile des Verfahrens. Eine beglaubigte Übersetzung gibt Ihre Noten getreu auf Deutsch wieder, sie ist aber keine Notenumrechnung.

Wichtige Punkte dazu:

• Eine Übersetzerin oder ein Übersetzer überträgt Ihre Noten und das zugehörige Notensystem in der Regel genau so, wie sie im Original stehen, ohne sie in das deutsche System von 1,0 bis 5,0 umzurechnen.
• Manche Einrichtungen oder Gutachterinnen und Gutachter wenden eine Formel an (etwa die modifizierte bayerische Formel), um eine deutsche Vergleichsnote zu schätzen. Das ist aber ein Bewertungsschritt der Hochschule oder einer Anerkennungsstelle, nicht der Übersetzerin oder des Übersetzers.
• Enthält Ihr Notenspiegel eine Notenlegende oder eine Erläuterung der Höchstnote, achten Sie darauf, dass sie mitübersetzt wird. Dieser Kontext hilft den Prüfenden, Ihre Ergebnisse richtig einzuordnen.

Dass ein übersetztes Dokument eine umgerechnete deutsche Durchschnittsnote ausweisen müsste, ist ein häufiger Irrtum. Am sichersten reichen Sie vollständige, gut erläuterte Informationen zur Benotung ein und lassen die Umrechnung von der zuständigen Stelle vornehmen.

Häufige Fallstricke, die Bewerbungen verzögern

Die meisten Verzögerungen sind vermeidbar und gehen auf kleine Versäumnisse statt auf große Fehler zurück.

• Unvollständige Unterlagen. Wer ein Diplom ohne den passenden Notenspiegel einreicht oder die Notenskala weglässt, löst oft eine Nachforderung aus und beginnt die Frist von vorn.
• Die falsche Fassung übersetzen. Entwürfe, vorläufige oder inoffizielle Kopien können Probleme machen. Arbeiten Sie mit den endgültigen, amtlichen Dokumenten Ihrer Hochschule.
• Anforderungen an beglaubigte Kopien übersehen. Eine beglaubigte Übersetzung ist nicht dasselbe wie eine beglaubigte Kopie des Originals. In manchen Verfahren braucht es beides.
• Zu spät anfangen. Eine beglaubigte Übersetzung braucht Zeit, besonders bei längeren Notenspiegeln, und die Fristen häufen sich rund um die Bewerbungsphasen. Wer früh bestellt, vermeidet einen hektischen, stressigen Endspurt.
• Namen und Angaben, die nicht übereinstimmen. Achten Sie darauf, dass Ihr Name in Reisepass, Bewerbung und akademischen Dokumenten einheitlich geschrieben ist, und weisen Sie von vornherein auf Abweichungen hin (zum Beispiel eine Namensänderung).
• Annehmen, dass die Regeln einer Hochschule überall gelten. Die Anforderungen variieren. Klären Sie sie mit jeder Einrichtung, statt von einem einzigen Beispiel auf alle zu schließen.

Das Wichtigste in Kürze

• Für die Zulassung an deutschen Hochschulen sind in der Regel beglaubigte Übersetzungen Ihres Diploms, Notenspiegels und Abschlusszeugnisses nötig.
• Vereidigte Übersetzerinnen und Übersetzer verleihen den Dokumenten das rechtliche Gewicht, auf das sich Zulassungsstellen und uni-assist verlassen.
• uni-assist prüft Zeugnisse vor, die Hochschule entscheidet über die Zulassung; die Anerkennung ist ein eigenes Verfahren mit eigenen Regeln.
• Übersetzungen geben Noten getreu wieder, rechnen sie aber nicht in das deutsche Notensystem um.
• Vollständige Unterlagen, amtliche Originale und frühes Bestellen verhindern die häufigsten Verzögerungen.

Wenn Sie eine Bewerbung vorbereiten, besteht der einfachste erste Schritt darin, Ihre amtlichen akademischen Unterlagen zusammenzutragen und die Anforderungen Ihrer Zielhochschule zu klären. Wenn Sie so weit sind, kann Trusted Lingo genaue, beglaubigte Übersetzungen für die Zulassung in Deutschland anfertigen. Mehr erfahren Sie auf unserer Seite zu den Leistungen.