Beglaubigt, vereidigt oder notariell: die Begriffe erklärt

Wenn Sie Dokumente bei einer deutschen Behörde einreichen, hat man Sie wahrscheinlich schon nach einer „beglaubigten“, „vereidigten“ oder „notariellen“ Übersetzung gefragt – und vielleicht gleich nach allen dreien, mit einer „Apostille“ obendrauf. Im Alltag werden diese Wörter locker verwendet, aber sie bedeuten Verschiedenes und betreffen unterschiedliche Personen. Wer den Unterschied kennt, zahlt nicht für die falsche Leistung und bekommt seine Unterlagen nicht zurückgewiesen.

Dieser Ratgeber entwirrt die vier Begriffe und erklärt, was deutsche Behörden in der Regel meinen, wenn sie danach fragen.

Die vier Begriffe im Überblick

Vorab die Kurzfassung, wer was tut:

Begriff	Wer tätig wird	Was bestätigt wird
Beglaubigte Übersetzung	Eine qualifizierte Übersetzerin oder ein qualifizierter Übersetzer	Die Übersetzung ist vollständig und richtig
Vereidigte Übersetzung	Eine gerichtlich vereidigte (ermächtigte) Übersetzerin oder ein gerichtlich vereidigter (ermächtigter) Übersetzer	Dasselbe, gestützt auf eine gerichtliche Bestellung
Notarielle Beglaubigung	Eine Notarin oder ein Notar	Die Echtheit einer Unterschrift oder einer Abschrift
Legalisation / Apostille	Eine staatliche Stelle	Die Befugnis hinter einem amtlichen Stempel

Wichtig ist: Das sind nicht vier Stufen derselben Sache. Eine Übersetzung und eine notarielle Beglaubigung sind getrennte Vorgänge, und eine Apostille ist wieder ein eigener Vorgang. Je nach Dokument brauchen Sie einen davon oder eine Kombination.

Beglaubigte Übersetzung

Eine beglaubigte Übersetzung ist eine Übersetzung mit einer unterzeichneten Erklärung der Übersetzerin oder des Übersetzers, dass sie das Original richtig und vollständig wiedergibt. Diese Erklärung – oft Beglaubigungsvermerk oder Beglaubigungsklausel genannt – steht üblicherweise am Ende der Übersetzung, zusammen mit Unterschrift und Stempel.

In vielen englischsprachigen Ländern kann „certified translation“ einfach heißen, dass eine Übersetzerin, ein Übersetzer oder eine Agentur für die eigene Arbeit bürgt, ohne dass ein amtliches Register dahintersteht. Das sollten Sie im Hinterkopf behalten, denn in Deutschland liegt die Messlatte höher.

Vereidigte Übersetzung

In Deutschland stammen die Übersetzungen, die Behörden für amtliche Zwecke akzeptieren, von einer vereidigten Übersetzerin oder einem vereidigten Übersetzer, also von jemandem, der von einem Landgericht oder Oberlandesgericht förmlich ermächtigt wurde. Je nach Bundesland begegnen Ihnen Bezeichnungen wie beeidigt, vereidigt oder ermächtigt. Alle meinen dasselbe: Die Übersetzerin oder der Übersetzer hat vor einem Gericht einen Eid geleistet und ist in einem amtlichen Verzeichnis eingetragen.

Eine vereidigte Übersetzung enthält:

• Die Bestätigung der Übersetzerin oder des Übersetzers, dass der Text vollständig und richtig ist
• Den amtlichen Stempel mit Verweis auf die gerichtliche Ermächtigung
• Die Unterschrift

Weil die Ermächtigung von einem Gericht stammt und nicht allein von der Übersetzerin oder dem Übersetzer, behandeln deutsche Ämter diese Übersetzungen als amtlich gültig. In der Praxis meinen deutsche Behörden, wenn sie eine „beglaubigte Übersetzung“ verlangen, fast immer genau dies: eine Übersetzung, die von einer gerichtlich vereidigten Übersetzerin oder einem gerichtlich vereidigten Übersetzer beglaubigt ist. Die alltägliche deutsche Wendung und der strenge Rechtsbegriff bezeichnen dasselbe Dokument.

Warum die Wortwahl zu Verwirrung führt

Die Verwirrung entsteht, weil die deutsche beglaubigte Übersetzung im Englischen routinemäßig mit „certified translation“ wiedergegeben wird, während die Person dahinter ein „sworn translator“ ist. Das Dokument ist also „certified“, die Übersetzerin oder der Übersetzer aber „sworn“ – zwei verschiedene englische Wörter für einen deutschen Vorgang. Verlangt ein deutsches Amt eine beglaubigte Übersetzung, brauchen Sie eine vereidigte Übersetzerin oder einen vereidigten Übersetzer; eine Notarin oder einen Notar brauchen Sie in den allermeisten Fällen nicht.

Notarielle Beglaubigung

Die notarielle Beglaubigung ist ein eigener Schritt, den eine Notarin oder ein Notar vornimmt, nicht die Übersetzerin oder der Übersetzer. Eine Notarin oder ein Notar beurteilt nicht, ob eine Übersetzung richtig ist. Stattdessen bestätigt sie oder er üblicherweise eines von zwei Dingen:

• Dass eine Unterschrift unter einem Dokument echt ist, oder
• Dass eine Abschrift mit dem Originaldokument übereinstimmt

Eine notarielle Beglaubigung begegnet Ihnen etwa, wenn eine ausländische Einrichtung darauf besteht, dass eine Kopie Ihres Abschlusszeugnisses von einer Notarin oder einem Notar als echt beglaubigt wird, oder wenn ein Vertrag eine bezeugte Unterschrift braucht. Es geht um die Echtheit des Dokuments, nicht um seinen sprachlichen Inhalt.

Weil es sich um unterschiedliche Vorgänge handelt, kann ein Dokument sowohl notariell beglaubigt als auch von einer vereidigten Übersetzerin oder einem vereidigten Übersetzer übersetzt werden – doch beides wird meist von verschiedenen Stellen aus verschiedenen Gründen verlangt. Erwähnen Ihre Vorgaben nur eine Übersetzung, ist eine zusätzliche Notarin oder ein zusätzlicher Notar in der Regel unnötig und verursacht Kosten. Im Zweifel bitten Sie die empfangende Stelle, genau anzugeben, was sie verlangt.

Legalisation und Apostille

Der letzte Begriff, die Legalisation, kommt ins Spiel, wenn ein Dokument Grenzen überschreiten muss. Behörden eines Landes können Stempel und Unterschriften von Amtspersonen eines anderen Landes nicht ohne Weiteres überprüfen, deshalb ist manchmal eine zusätzliche Bestätigung nötig.

• Apostille – Für Staaten, die dem Haager Apostille-Übereinkommen angehören, bestätigt ein einziges Zertifikat, die Apostille, dass die amtliche Unterschrift oder das Siegel auf einer öffentlichen Urkunde echt ist. Sie wird von einer dafür bestimmten Behörde des Landes ausgestellt, aus dem das Dokument stammt.
• Vollständige Legalisation – Für Staaten außerhalb des Übereinkommens kann stattdessen eine längere Kette von Bestätigungen über Botschaften oder Konsulate nötig sein.

Eine Apostille bestätigt die Echtheit eines zugrunde liegenden amtlichen Dokuments oder einer Unterschrift; sie übersetzt nichts und ersetzt keine Übersetzung. Brauchen Sie beides, besorgen Sie in der Regel zuerst die Apostille auf dem Original und lassen dann das Dokument – oft samt Apostille – von einer vereidigten Übersetzerin oder einem vereidigten Übersetzer übersetzen.

Was deutsche Behörden üblicherweise meinen

In den häufigsten Situationen – Eheschließung anmelden, an einer Hochschule einschreiben, Aufenthalt beantragen oder ausländische Urkunden vorlegen – will ein deutsches Amt, das eine beglaubigte Übersetzung verlangt, eine vereidigte Übersetzung durch eine gerichtlich ermächtigte Übersetzerin oder einen gerichtlich ermächtigten Übersetzer. Dieses eine Dokument erfüllt die Anforderung in der Regel.

Zusätzlich brauchen Sie möglicherweise:

• Eine notarielle Beglaubigung nur, wenn ein bestimmtes Amt eine beglaubigte Abschrift oder eine bezeugte Unterschrift verlangt.
• Eine Apostille oder Legalisation nur, wenn eine ausländische Behörde die Echtheit einer deutschen öffentlichen Urkunde bestätigt haben muss oder eine deutsche Behörde dasselbe für eine ausländische.

Am sichersten ist es immer, den genauen Wortlaut der Anforderung zu prüfen und, wenn er mehrdeutig ist, die empfangende Behörde zu bitten, zu bestätigen, ob sie eine vereidigte Übersetzung, eine notariell beglaubigte Abschrift, eine Apostille oder eine Kombination braucht.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine beglaubigte Übersetzung bestätigt die Richtigkeit; in Deutschland erledigt das eine gerichtlich vereidigte Übersetzerin oder ein gerichtlich vereidigter Übersetzer, und beide Begriffe bezeichnen ein Dokument.
• Die notarielle Beglaubigung erfolgt durch eine Notarin oder einen Notar und bestätigt eine Unterschrift oder eine Abschrift – nicht die Übersetzung selbst.
• Eine Apostille oder Legalisation beglaubigt einen amtlichen Stempel für die Verwendung im Ausland und übersetzt nichts.
• Verlangt ein deutsches Amt eine beglaubigte Übersetzung, meint es fast immer eine vereidigte Übersetzung.
• Veranlassen Sie eine notarielle Beglaubigung oder eine Apostille nur, wenn eine bestimmte Behörde sie ausdrücklich verlangt – prüfen Sie zuerst den genauen Wortlaut.

Wenn Sie unsicher sind, was Sie brauchen, ist der einfachste Einstieg eine vereidigte Übersetzung durch eine gerichtlich ermächtigte Übersetzerin oder einen gerichtlich ermächtigten Übersetzer, wodurch sich der überwiegende Teil der amtlichen Anforderungen in Deutschland abdecken lässt. Auf unserer Leistungsseite sehen Sie, wie es mit Trusted Lingo funktioniert – und braucht Ihr Dokument zusätzlich eine Notarin oder einen Notar oder eine Apostille, weisen wir Ihnen gern die Richtung.