Apostille oder beglaubigte Übersetzung: die wichtigsten Unterschiede

Wenn Sie Unterlagen für eine Behörde in Deutschland vorbereiten, sind Ihnen wahrscheinlich zwei ähnlich klingende Begriffe begegnet, die ganz unterschiedliche Aufgaben haben: die Apostille und die beglaubigte Übersetzung. Werden die beiden verwechselt, kann das Zeit, zusätzliche Gebühren und im schlimmsten Fall einen abgelehnten Antrag kosten. Dieser Ratgeber erklärt, was beides tatsächlich leistet, warum die Reihenfolge eine Rolle spielt und wie Sie herausfinden, welche Kombination Ihre Situation verlangt.

Was eine Apostille ist

Die Apostille ist eine Form der Legalisation. Sie bestätigt, dass eine öffentliche Urkunde echt ist, damit eine ausländische Behörde sie anerkennt. Genauer gesagt bescheinigt sie, dass die Unterschrift, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, und jedes Siegel oder jeder Stempel auf dem Dokument echt sind.

Grundlage der Apostille ist das Haager Übereinkommen von 1961, ein internationaler Vertrag, dem viele Staaten angehören. Zwischen den Mitgliedstaaten ersetzt die Apostille die ältere, langsamere Kette der diplomatischen oder konsularischen Legalisation. Statt ein Dokument durch mehrere Botschaften zu schicken, genügt ein einziger Stempel oder ein angeheftetes Zertifikat einer dafür bestimmten Behörde des Ausstellungslandes.

Zwei Punkte verdienen besondere Betonung:

• Eine Apostille wird auf dem Originaldokument (oder einer amtlich beglaubigten Abschrift davon) angebracht, nicht auf einer Übersetzung.
• Sie sagt nur, dass das Dokument echt ist. Über die inhaltliche Richtigkeit sagt sie nichts aus, und sie macht das Dokument auch nicht in einer anderen Sprache lesbar.

Zu den typischen Dokumenten, die eine Apostille erhalten, gehören Geburtsurkunden, Heirats- und Sterbeurkunden, Gerichts- und Notarurkunden, akademische Abschlusszeugnisse und Auszüge aus dem Strafregister.

Was eine beglaubigte Übersetzung ist

Eine beglaubigte Übersetzung wird von einer Übersetzerin oder einem Übersetzer angefertigt und unterzeichnet, die oder der dazu amtlich befugt ist. In Deutschland sind das vereidigte, öffentlich bestellte oder von einem Landgericht ermächtigte Übersetzerinnen und Übersetzer (die genaue Bezeichnung unterscheidet sich je nach Bundesland). Mit der Beglaubigung bestätigen sie, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist und das Original getreu wiedergibt.

Eine beglaubigte Übersetzung enthält in der Regel:

• Den vollständigen übersetzten Text, nach Möglichkeit im Layout des Originals.
• Einen Beglaubigungsvermerk der Übersetzerin oder des Übersetzers.
• Unterschrift und amtlichen Stempel.

Das meinen deutsche Behörden, Hochschulen, Gerichte und Standesämter, wenn sie eine „beglaubigte Übersetzung“ verlangen. Eine Übersetzung von einem gewöhnlichen Übersetzungsbüro erfüllt die Anforderung nicht, so gut sie auch sein mag, es sei denn, sie stammt von einer entsprechend befugten Übersetzerin oder einem entsprechend befugten Übersetzer.

Apostille und beglaubigte Übersetzung im Überblick

Am einfachsten merken Sie sich den Unterschied so: Die eine betrifft die Echtheit, die andere die Sprache.

• Apostille – Bestätigt, dass das Originaldokument echt ist. Bezieht sich auf das Original. Wird von einer staatlichen Behörde im Herkunftsland ausgestellt. Geregelt durch das Haager Übereinkommen.
• Beglaubigte Übersetzung – Überträgt das Dokument zutreffend ins Deutsche (oder in eine andere Zielsprache). Bezieht sich auf den Text. Wird von einer vereidigten oder befugten Übersetzerin oder einem vereidigten oder befugten Übersetzer erstellt. Nötig, damit eine Behörde das Dokument lesen und darauf reagieren kann.

Sie sind keine Alternativen zueinander. In vielen Fällen brauchen Sie beides, und jedes beantwortet eine Frage, die das andere nicht beantworten kann.

Die übliche Reihenfolge

Wenn beides verlangt wird, läuft die Abfolge fast immer gleich ab: zuerst die Apostille, dann die Übersetzung.

Der Grund: Die Apostille ist selbst ein amtlicher Bestandteil des Dokuments, mit eigenem Wortlaut, eigener Unterschrift und eigenem Siegel. Wird das Dokument übersetzt, bevor es apostilliert ist, fehlt der Übersetzung die Apostille, und die Übersetzung muss danach möglicherweise neu ausgestellt oder ergänzt werden. Wer die richtige Reihenfolge einhält, vermeidet doppelte Arbeit.

Ein praktischer Ablauf sieht so aus:

1. Besorgen Sie das Originaldokument oder eine amtlich beglaubigte Abschrift bei der ausstellenden Stelle.
2. Lassen Sie die Apostille von der zuständigen Behörde im Land der Ausstellung anbringen.
3. Geben Sie das apostillierte Dokument an eine vereidigte Übersetzerin oder einen vereidigten Übersetzer, damit die Übersetzung sowohl das Dokument als auch die Apostille erfasst.
4. Reichen Sie das Original samt beglaubigter Übersetzung bei der deutschen Behörde ein, die beides verlangt hat.

Es gibt Ausnahmen, deshalb lohnt es sich immer, die genauen Anforderungen vor dem Start mit der empfangenden Stelle zu klären. Als Grundregel gilt aber: Apostille vor Übersetzung ist die sichere Annahme.

Wann Sie eines, beides oder keines von beiden brauchen

Die Anforderungen hängen davon ab, woher das Dokument stammt, wo es verwendet wird und was die empfangende Behörde verlangt. Die folgenden Muster decken die meisten Situationen ab.

Möglicherweise brauchen Sie beides

Wurde Ihr Dokument im Ausland in einem Staat des Haager Übereinkommens ausgestellt und reichen Sie es auf Deutsch bei einer deutschen Behörde ein, brauchen Sie in der Regel eine Apostille auf dem Original und eine beglaubigte Übersetzung davon. Das ist der häufigste Fall bei Menschen, die für Arbeit, Studium, Heirat oder einen Wohnsitz nach Deutschland ziehen.

Möglicherweise brauchen Sie nur eine beglaubigte Übersetzung

Wurde ein Dokument in Deutschland ausgestellt oder stammt es aus einem Land, für das die empfangende Stelle keine Legalisation verlangt, ist eine Apostille unter Umständen nicht nötig. Eine beglaubigte Übersetzung brauchen Sie trotzdem, wenn das Dokument nicht ohnehin auf Deutsch vorliegt. Manche Behörden nehmen außerdem Dokumente in bestimmten Sprachen ohne Übersetzung an, fragen Sie deshalb immer zuerst nach.

Möglicherweise brauchen Sie nur eine Apostille

Geht ein deutsches Dokument ins Ausland, braucht es unter Umständen eine deutsche Apostille, aber keine Übersetzung, oder die Übersetzung wird im Bestimmungsland erledigt. In diesem Fall veranlassen Sie die Apostille bei der zuständigen deutschen Behörde und halten sich für die Übersetzung an die Regeln des Bestimmungslandes.

Möglicherweise brauchen Sie keines von beiden

Innerhalb der Europäischen Union können bestimmte öffentliche Urkunden, etwa manche Personenstandsurkunden, zusammen mit einem mehrsprachigen Standardformular zwischen den Mitgliedstaaten verwendet werden. Dieses Formular kann sowohl die Apostille als auch die Übersetzung überflüssig machen. Ob das zutrifft, hängt von der Dokumentart und den beteiligten Ländern ab; prüfen Sie es also, statt es einfach anzunehmen.

Außerdem gilt: Manche Länder sind nicht Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens. Dokumente aus diesen Ländern können in der Regel nicht apostilliert werden und durchlaufen stattdessen die längere konsularische Legalisation. Eine beglaubigte Übersetzung ist darüber hinaus meist weiterhin nötig.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Apostille legalisiert das Originaldokument nach dem Haager Übereinkommen; sie belegt die Echtheit, nicht die Sprache.
• Eine beglaubigte Übersetzung stammt von einer vereidigten oder gerichtlich ermächtigten Übersetzerin oder einem solchen Übersetzer und macht das Dokument auf Deutsch verwendbar.
• Beide dienen unterschiedlichen Zwecken und werden häufig gemeinsam verlangt, nicht anstelle voneinander.
• Die übliche Reihenfolge lautet: erst die Apostille, dann die beglaubigte Übersetzung, damit die Übersetzung auch die Apostille erfasst.
• Ob Sie eines, beides oder keines von beiden brauchen, hängt von den Ländern, der Dokumentart und der empfangenden Behörde ab. Klären Sie die Anforderungen deshalb, bevor Sie beginnen.

Die Reihenfolge richtig wählen

Die Regeln sind überschaubar, sobald Sie wissen, was wofür zuständig ist, doch die Einzelheiten unterscheiden sich von Amt zu Amt und von Land zu Land. Wenn Sie Ihre ausländischen Dokumente korrekt übersetzen lassen möchten: Trusted Lingo erstellt beglaubigte Übersetzungen durch vereidigte Übersetzerinnen und Übersetzer, angefertigt nach den Anforderungen deutscher Behörden. Werfen Sie einen Blick auf unsere Leistungen, sobald Sie bereit sind.