Fassung
Version 1.1 · 23. Oktober 2026
Vertragsparteien
Deepak Sharma, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung Trusted Lingo (Einzelunternehmen), Käthchen-Paulus-Straße 2, 60486 Frankfurt am Main, Deutschland; Vertragskontakt: contact@trustedlingo.com; Sicherheits- und Datenschutzvorfälle: admin@trustedlingo.com („Trusted Lingo“), und der im angenommenen Nutzerkonto auf der Trusted-Lingo-Plattform identifizierte freiberufliche Übersetzer bzw. selbständige Übersetzungsdienstleister („Übersetzer“; alle Geschlechter).
Trusted Lingo vergibt Übersetzungs- und damit verbundene Leistungen nach den Allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen für freiberufliche Übersetzerinnen und Übersetzer, Version 1.3 („Übersetzer-AGB“). Dabei kann der Übersetzer vertrauliche Kundendokumente und nicht öffentliche betriebliche Informationen erhalten. Diese Vereinbarung ergänzt § 10 der Übersetzer-AGB und wird gesondert akzeptiert. Sie ersetzt weder die Übersetzer-AGB noch eine anwendbare Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung oder einen gesondert akzeptierten Allgemeinen Verhaltenskodex.
§ 1 Vertrauliche Informationen
1.1 „Vertrauliche Informationen“ sind nicht öffentliche Informationen, die der Übersetzer im Zusammenhang mit Trusted Lingo, einem angebotenen oder einem angenommenen Auftrag in beliebiger Form erhält oder erfährt, unabhängig von einer Kennzeichnung als vertraulich. Dazu gehören insbesondere Ausgangsdokumente (einschließlich Inhalt, Scans, Bilder, Unterschriften und Vermerke); Entwürfe, Übersetzungen, Bescheinigungen, Begleitdateien, Glossare und kundenspezifische Translation Memories; die nicht öffentliche Identität von Endkunden sowie Bestehen und Gegenstand eines Auftrags; Kunden- und Übersetzerpreise, Vergütung und Geschäftsbedingungen; Abläufe, Vorlagen, Plattformdaten, Zugangsdaten, Sicherheitsmaßnahmen sowie daraus abgeleitete Notizen, Auszüge und Zusammenfassungen.
1.2 Bestehende Eigentums-, Urheber-, Datenschutz- und sonstige Rechte verbleiben bei den jeweiligen Berechtigten. Durch diese Vereinbarung werden weder Eigentum noch Nutzungsrechte übertragen. Die Nutzungsrechte an Übersetzungsergebnissen bestimmen sich ausschließlich nach § 12 der Übersetzer-AGB und dem vereinbarten Einzelauftrag.
1.3 Nicht öffentliche Vergütungssätze und individuell vereinbarte wirtschaftliche Bedingungen dürfen Endkunden und sonstigen Dritten ohne Berechtigung nicht offengelegt werden; zulässige Offenlegungen nach § 5 und gesetzliche Pflichten bleiben unberührt.
§ 2 Ausnahmen und zulässiges Fachwissen
2.1 Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht, soweit der Übersetzer nachweisen kann, dass eine Information (a) ohne Pflichtverletzung rechtmäßig öffentlich ist oder wird, (b) ihm vor Erhalt rechtmäßig und ohne Vertraulichkeitspflicht bekannt war, (c) ihm von einem hierzu befugten Dritten rechtmäßig und ohne Geheimhaltungspflicht mitgeteilt wurde oder (d) unabhängig und ohne Verwendung vertraulicher Informationen entwickelt wurde.
2.2 Die Öffentlichkeit einer einzelnen Tatsache macht eine nicht öffentliche Kundenbeziehung, einen Auftrag oder eine Zusammenstellung von Dokumenten nicht automatisch öffentlich. Personenbezogene Daten sind auch bei Vorliegen einer Ausnahme nach § 2.1 stets nach geltendem Datenschutzrecht zu behandeln. Gesetzliche und berufsrechtliche Verschwiegenheitspflichten bleiben unberührt.
2.3 Der Übersetzer darf allgemeine sprachliche Fähigkeiten, eigene Erfahrungen und nicht vertrauliche Terminologie im Einklang mit § 12.3 der Übersetzer-AGB weiterverwenden. Kundenidentifizierende Translation Memories und Auszüge dürfen ohne rechtliche Berechtigung nicht weiterverwendet werden.
§ 3 Geheimhaltung, erlaubte Nutzung und Sicherheit
3.1 Der Übersetzer darf vertrauliche Informationen nur für den konkret freigegebenen Auftrag, zur notwendigen beruflichen oder rechtlichen Pflichterfüllung oder für einen anderen von Trusted Lingo ausdrücklich in Textform gestatteten Zweck nutzen. Veröffentlichungen, Portfolios, Werbung, Trainingsdatensätze, Profilbildung oder sonstige Verwertung sind untersagt. Dies gilt auch für vermeintlich anonymisierte Auszüge, die weiterhin identifizierend oder vertraulich sind.
3.2 Offenlegungen an Trusted Lingo sowie an Empfänger, Behörden, Versanddienstleister oder andere Personen, die im angenommenen Auftrag ausdrücklich benannt sind, sind über freigegebene Kanäle und nur im erforderlichen Umfang zulässig. Andere Hilfspersonen, Prüfer oder Unterauftragnehmer bedürfen der vorherigen Zustimmung von Trusted Lingo in Textform, gleichwertiger Vertraulichkeitsverpflichtungen und gegebenenfalls der Genehmigung gemäß § 9 und Anlage 1 der Übersetzer-AGB. Die Verantwortung des Übersetzers richtet sich nach dem Gesetz.
3.3 Der Übersetzer setzt die Sicherheitsmaßnahmen nach § 8 der Übersetzer-AGB und, soweit er Auftragsverarbeiter ist, nach Anlage 1 Ziffer A6 um. Hierzu gehören geeigneter Kontenschutz, Sicherheitsupdates, sichere Kommunikation und Speicherung, Schutz körperlicher Unterlagen sowie kontrollierte Vervielfältigung. Welche Verschlüsselung und Mehrfaktor-Authentifizierung sowie dokumentierten gleichwertigen Alternativen erforderlich sind, richtet sich nach den anwendbaren Übersetzer-AGB und deren Anlage. Eine Verarbeitung ohne angemessene Sicherungen ist unzulässig.
3.4 Vertrauliche Informationen dürfen ohne vorherige ausdrückliche Freigabe von Trusted Lingo in Textform und ohne Erfüllung der anwendbaren Datenschutz- und Unterauftragsanforderungen nicht in externe generative KI-Systeme, öffentliche maschinelle Übersetzungsdienste, Cloud-CAT-Tools, fremdbetriebene Translation Memories oder andere Drittsysteme eingegeben oder übertragen werden.
3.5 Der Übersetzer darf Endkunden oder in Kundendokumenten genannte Personen nur über die für den Auftrag freigegebenen Kanäle kontaktieren; § 13 der Übersetzer-AGB gilt entsprechend.
3.6 Verlust, vermuteter unberechtigter Zugriff, Fehlversand sowie sonstige Vertraulichkeits- oder Sicherheitsvorfälle sind unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden, an admin@trustedlingo.com zu melden. Der Übersetzer übermittelt verfügbare Informationen und unterstützt Eindämmung, Aufklärung und gesetzlich erforderliche Meldungen.
3.7 Der Übersetzer beschränkt Kopien auf das erforderliche Maß und behält ausreichenden Überblick über Speicherorte, um Rückgabe- und Löschanweisungen erfüllen zu können. Bloß aus Bequemlichkeit dürfen keine privaten Kopien oder Unterlagen aufbewahrt werden.
§ 4 Personenbezogene Daten und besondere Berufsgeheimnisse
4.1 Aufträge können allgemeine personenbezogene Daten, besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (etwa Gesundheitsdaten oder Angaben zur Religion) sowie gesondert nach Art. 10 DSGVO geregelte Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten. Der Familienstand gehört nicht automatisch zu den besonderen Kategorien. Der Übersetzer verarbeitet solche Daten nur auf einer mit dem Auftrag verbundenen rechtmäßigen Grundlage und entsprechend der tatsächlichen, nach § 11.2 der Übersetzer-AGB dokumentierten Datenschutzrolle.
4.2 Handelt der Übersetzer als Auftragsverarbeiter oder weiterer Auftragsverarbeiter, gelten die anwendbare Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Anlage 1 der Übersetzer-AGB) und dokumentierte Weisungen. Soweit der Übersetzer für eine Tätigkeit eigenständig Verantwortlicher ist, gelten seine eigenen gesetzlichen Pflichten sowie die vor dem Datenzugriff dokumentierte Rollenregelung. Diese Vertraulichkeitsvereinbarung legt die DSGVO-Rollen nicht selbst fest und ändert sie nicht. Soweit Pflichten eines Auftragsverarbeiters bestehen, übernimmt der Übersetzer die nach Art. 28 Abs. 3 Buchst. b DSGVO erforderliche Verpflichtung zur Vertraulichkeit befugter Personen.
4.3 Einzelne Aufträge können Geheimnisse enthalten, die Berufsgeheimnisträgern wie Rechtsanwälten, Ärzten oder Steuerberatern anvertraut wurden. Je nach tatsächlichem Berufsverhältnis und anwendbarem Recht können für mitwirkende Personen besondere Anforderungen einschließlich § 203 StGB gelten. Trusted Lingo kennzeichnet besondere Geheimhaltungserfordernisse und sorgt vor der Bereitstellung der Unterlagen für erforderliche Befugnisse oder Verpflichtungen. Der Übersetzer beachtet die mitgeteilten Vorgaben und weist vor Zugriff oder Offenlegung auf Unklarheiten hin.
4.4 Der Übersetzer darf betroffene Personen nicht eigenständig recherchieren, kontaktieren, profilieren oder deren Daten mit anderen Quellen verknüpfen, soweit dies nicht für den Auftrag ausdrücklich erforderlich und freigegeben oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
§ 5 Gesetzlich zulässige Offenlegungen und geschützte Rechte
5.1 Vertrauliche Informationen dürfen im gesetzlich erforderlichen Umfang oder aufgrund wirksamer gerichtlicher oder behördlicher Anordnung offengelegt werden. Soweit zulässig, unterrichtet der Übersetzer Trusted Lingo vorab, beschränkt die Offenlegung auf das Erforderliche und ersucht um vertrauliche Behandlung.
5.2 Der Übersetzer darf dem eigenen Rechtsanwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Versicherer die zur Beratung erforderlichen Informationen offenlegen, wenn der Empfänger einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht oder angemessenen Geheimhaltungsverpflichtung unterliegt und die Offenlegung im Übrigen rechtmäßig ist.
5.3 Diese Vereinbarung beschränkt weder rechtmäßige Hinweise auf Missstände noch Offenlegungen, die durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), § 5 GeschGehG oder andere zwingende Vorschriften geschützt sind. Ebenso unberührt bleiben die Zusammenarbeit mit zuständigen Behörden und Berufsstellen sowie die Geltendmachung und Verteidigung gesetzlicher Rechte. Eine vorherige Genehmigung oder Ankündigung ist nicht erforderlich, wenn dadurch eine gesetzlich geschützte Meldung beeinträchtigt würde oder die Ankündigung rechtlich untersagt ist.
§ 6 Rückgabe, Löschung und zulässige Aufbewahrung
6.1 Nach Abschluss, Stornierung oder sonstiger Beendigung eines Auftrags gibt der Übersetzer Kundendokumente, Arbeitsdateien und nicht mehr benötigte Kopien entsprechend den dokumentierten Weisungen von Trusted Lingo und der anwendbaren Datenschutzvereinbarung zurück oder löscht sie sicher. Sofern keine kürzere rechtmäßige Frist vorgegeben wird, sind nicht mehr benötigte Arbeitskopien grundsätzlich unverzüglich, regelmäßig spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen nach Abschluss zu löschen. Für personenbezogene Daten, die der Übersetzer als Auftragsverarbeiter hält, ist die Wahl zwischen Rückgabe und Löschung nach Anlage 1 Ziffer A11 maßgeblich; sie geht dieser Grundregel vor.
6.2 Auf angemessene Anforderung bestätigt der Übersetzer die ausgeführte Rückgabe oder Löschung innerhalb von sieben Kalendertagen nach Durchführung in Textform und benennt zulässige Ausnahmen. Ist eine verlangte Maßnahme innerhalb der vorgesehenen Frist rechtlich oder technisch nicht möglich, teilt der Übersetzer unverzüglich den Grund, vorläufige Sicherungen und den vorgesehenen Erledigungszeitpunkt mit.
6.3 Eine Aufbewahrung ist nur zulässig, soweit sie gesetzlich oder berufsrechtlich vorgeschrieben oder aufgrund eines konkreten, rechtlich tragfähigen Bedarfs zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gerechtfertigt ist. Aufbewahrte Unterlagen sind auf das Notwendige zu beschränken, getrennt und zugriffsgeschützt vorzuhalten, nicht anderweitig zu nutzen und nach Wegfall des Grundes zu löschen. Soweit der Übersetzer Auftragsverarbeiter ist, gelten für aufbewahrte Auftragsdaten Anlage 1 und das anwendbare Recht.
6.4 Datensicherungen begründen keine allgemeine Ausnahme von Löschpflichten. Ist die gezielte Löschung einzelner Daten aus einer genehmigten technischen Sicherung nicht zumutbar möglich, müssen die Kopien vor regulärem Zugriff geschützt bleiben, dürfen nicht zur gewöhnlichen Nutzung wiederhergestellt werden und sind gemäß dokumentiertem Sicherungszyklus zu löschen, soweit dies das geltende Recht und die maßgeblichen Weisungen des Verantwortlichen gestatten. Nicht genehmigte Cloud- oder lokale Duplikate sind unzulässig.
6.5 Bei Beendigung der Zusammenarbeit gelten dieselben Rückgabe- und Löschgrundsätze für andere vertrauliche Informationen, vorbehaltlich der in dieser Vereinbarung geregelten Aufbewahrungs- und Geheimhaltungspflichten.
§ 7 Beginn und Fortgeltung
7.1 Diese Vereinbarung wird wirksam, wenn der Übersetzer die Version 1.1 in speicherbarer Form durch eine aktive elektronische Handlung akzeptiert. Sie gilt für danach erhaltene vertrauliche Informationen und ab diesem Zeitpunkt für den weiteren Umgang mit bereits rechtmäßig vorhandenen vertraulichen Informationen. Ein früheres rechtmäßiges Verhalten wird dadurch nicht rückwirkend zur Vertragsverletzung. Für den Zugriff auf Endkundendaten gelten die zusätzlichen Voraussetzungen der Übersetzer-AGB.
7.2 Während des Vertragsverhältnisses gelten die Geheimhaltungspflichten durchgehend. Nach dessen Ende bleiben Pflichten für nicht öffentliche Kundenidentitäten und Dokumentinhalte, personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse bestehen, solange ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse, anwendbares Datenschutzrecht oder eine gesetzliche bzw. berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht dies erfordert. Für sonstige vertrauliche Informationen gilt die vertragliche Geheimhaltung fünf Jahre ab Beendigung der Zusammenarbeit fort.
7.3 Beschäftigt oder beauftragt der Übersetzer als Unternehmen berechtigterweise weitere Personen, stellt er sicher, dass diese wirksamen geeigneten Geheimhaltungspflichten unterliegen. Nicht an dieser Vereinbarung beteiligte Personen oder Rechtsnachfolger werden nicht allein durch diese Vereinbarung unmittelbar verpflichtet; gesetzliche Regeln zur Rechtsnachfolge bleiben unberührt.
§ 8 Verstöße, Rechtsbehelfe und wechselseitige Vertraulichkeit
8.1 Bei einer eingetretenen oder drohenden Pflichtverletzung kann Trusted Lingo Unterlassung, Schutzmaßnahmen, gerichtliche Unterlassungsansprüche oder einstweiligen Rechtsschutz geltend machen, wenn und soweit deren gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind.
8.2 Die Haftung für schuldhafte Pflichtverletzungen richtet sich nach dem anwendbaren Recht und § 17 der Übersetzer-AGB, einschließlich etwaiger gesetzlicher Ansprüche im Zusammenhang mit Schäden von Endkunden oder Art. 82 DSGVO. Es werden weder Vertragsstrafen noch pauschalierter Schadensersatz, eine pauschale verschuldensunabhängige Freistellung oder ein automatischer Verfall verdienter Vergütung vereinbart.
8.3 Schwerwiegende oder wiederholte Verstöße können eine verhältnismäßige Sperrung oder außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund nach § 18 der Übersetzer-AGB rechtfertigen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Ordnungsgemäß verdiente Vergütung bleibt nach Vertrag und Gesetz geschuldet.
8.4 Trusted Lingo behandelt nicht öffentliche Vergütungssätze, Qualifikationsunterlagen und personenbezogene Daten des Übersetzers vertraulich nach den Übersetzer-AGB, den Datenschutzhinweisen für Übersetzer und dem anwendbaren Recht.
§ 9 Verhältnis zu anderen Regelungen, Recht und Zustimmung
9.1 Es gilt deutsches Recht, soweit zwingendes Recht nicht entgegensteht. Für die gerichtliche Zuständigkeit gelten die gesetzlichen Regelungen nach § 20.2 der Übersetzer-AGB; diese Vereinbarung begründet keinen gesonderten Gerichtsstand.
9.2 Änderungen werden vor Geltung in speicherbarer Form bereitgestellt und müssen durch eindeutige aktive Handlung akzeptiert werden, bevor sie auf neue Aufträge Anwendung finden. Schweigen oder bloße Weiternutzung gelten nicht als Zustimmung. Für bereits angenommene Aufträge gilt die zuvor vereinbarte Fassung fort, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wird. Trusted Lingo dokumentiert Nutzerkennung, Version, vollständigen vereinbarten Text und Zustimmungszeitpunkt und stellt auf Anfrage eine Kopie bereit.
9.3 Sind einzelne Allgemeine Geschäftsbedingungen unwirksam, bleibt der übrige Vertrag im gesetzlich vorgesehenen Umfang wirksam; an die Stelle unwirksamer Bestimmungen treten die gesetzlichen Vorschriften (§ 306 BGB).
9.4 Diese Vereinbarung ergänzt § 10 der Übersetzer-AGB. Zwingendes Recht und gesetzlich geschützte Offenlegungen gehen vor. Für eine Auftragsverarbeitung haben die anwendbare Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und ihre zwingenden Anforderungen Vorrang. Diese Vereinbarung schränkt im Einzelauftrag ausdrücklich freigegebene Offenlegungen nicht ein und ändert die Nutzungsrechte nach § 12 der Übersetzer-AGB nicht. Die übrigen Übersetzer-AGB und ein gegebenenfalls gesondert akzeptierter Allgemeiner Verhaltenskodex gelten in ihrem jeweiligen Anwendungsbereich fort.
9.5 Diese Vereinbarung liegt in deutscher und englischer Sprache mit übereinstimmender Gliederung und entsprechendem Inhalt vor. Bei Abweichungen ist die deutsche Fassung maßgeblich, soweit rechtlich zulässig.
Elektronische Zustimmung
Durch Anklicken von „Ich akzeptiere die Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA), Version 1.1“ im Onboarding oder gegebenenfalls vor dem ersten zulässigen Zugriff auf Auftragsunterlagen stimmt der Übersetzer dieser Vereinbarung aktiv zu. Trusted Lingo dokumentiert Nutzerkennung, vollständigen versionierten Text sowie Datum und Uhrzeit der Zustimmung. Eine handschriftliche Unterschrift ist nicht vorgesehen, soweit zwingendes Recht nichts anderes verlangt.