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Auftragsabwicklung – vom Angebot bis zur Zahlung.

Jede Bestellung bei Trusted Lingo durchläuft im Übersetzerportal dieselben sechs Schritte. Hier steht, was bei jedem passiert, was wir von Ihnen erwarten und wie Versand und Zahlung funktionieren.

So wird ein Auftrag abgewickelt

  1. Angebot E-Mail + „Anfragen“

    Wenn wir Ihnen einen Auftrag zuweisen, erhalten Sie eine E-Mail, und der Auftrag erscheint im Portal unter „Anfragen“. Das Angebot zeigt das Dokument, das Sprachpaar, die Lieferstufe, die Anzahl der beglaubigten Originale und Ihre Vergütung – die Vergütung steht an dieser Stelle fest und ändert sich nicht, wenn Sie annehmen.

    Öffnen Sie den Auftrag, um die Ausgangsdokumente zu sehen, bevor Sie sich entscheiden. Die Kundin oder der Kunde erfährt erst von Ihrer Annahme.

  2. Annehmen oder ablehnen „Anfragen“ · Auftragsseite

    Klicken Sie auf „Annehmen und beginnen“, um den Auftrag zu übernehmen. Erst die Annahme macht ihn verbindlich (Übersetzer-AGB § 3.2) – Schweigen niemals. Nehmen Sie nur an, wenn Sie berechtigt sind, dieses Sprachpaar zu beglaubigen, und die Lieferstufe einhalten können.

    Wenn das nicht möglich ist, klicken Sie auf „Ablehnen“, am besten mit einer kurzen Begründung, und der Auftrag geht direkt an uns zurück, damit jemand anderes ihn übernehmen kann. Lehnen Sie lieber früh als spät ab.

  3. Übersetzen und hochladen „Aktuelle Aufträge“ · Auftragsseite

    Lesen Sie den Auftrag sorgfältig – die Lieferstufe und etwaige Hinweise der Kundin oder des Kunden sind wichtig. Laden Sie die Ausgangsdokumente herunter und übersetzen Sie sie selbst.

    Beglaubigen Sie die Übersetzung (siehe Format beglaubigter Übersetzungen), laden Sie dann einen Scan der unterschriebenen und gestempelten Übersetzung als PDF, JPG, PNG oder WebP hoch und klicken Sie auf „Als zur Prüfung bereit markieren“. Prüfen Sie vor dem Hochladen, dass jede Datei zu dieser Kundin oder diesem Kunden gehört. Bei einem Auftrag der Lieferstufe Digital ist diese Datei die Lieferung selbst, es muss also der Scan der unterschriebenen und gestempelten Übersetzung sein.

  4. Prüfung durch die Kundin oder den Kunden Auftragsseite

    Die Kundin oder der Kunde prüft den Upload und gibt ihn entweder frei oder fordert Änderungen an. Eine Änderungsanforderung setzt den Auftrag zurück auf „In Übersetzung“, mit dem Hinweis der Kundin oder des Kunden oben auf der Seite und in einer E-Mail an Sie.

    Beheben Sie, was tatsächlich fehlerhaft ist, laden Sie die korrigierte Fassung hoch und melden Sie sie erneut als bereit. Geht eine Anforderung über eine Korrektur hinaus, schreiben Sie uns, bevor Sie sie umsetzen.

  5. Beglaubigen und versenden Auftragsseite · „Als versandt markieren“

    Sobald die Kundin oder der Kunde freigegeben hat, zeigt der Auftrag „Geliefert“. Senden Sie die unterschriebenen und gestempelten Originale – so viele, wie der Auftrag unter „Anzufertigende beglaubigte Originale“ nennt – mit unserem Anschreiben obenauf an die Lieferadresse im Auftrag.

    Klicken Sie dann auf „Als versandt markieren“ und tragen Sie den Versanddienstleister und die Sendungsnummer ein. Die Kundin oder der Kunde erhält die Sendungsdaten per E-Mail, und der Auftrag ist abgeschlossen, sobald sie oder er den Empfang bestätigt, oder wenige Tage nach dem Versand.

    Bei Aufträgen der Lieferstufe Digital entfällt dieser Schritt: Es wird nichts per Post versandt. Sobald die Kundin oder der Kunde die hochgeladene Endfassung freigibt – es muss der Scan der unterschriebenen und gestempelten Übersetzung sein –, wird der Auftrag automatisch abgeschlossen, ohne dass etwas zu versenden ist.

  6. Rechnung und Zahlung E-Mail

    Senden Sie eine Rechnung über die im Auftrag angezeigte Vergütung unter Angabe der Auftragsnummer an contact@trustedlingo.com. XRechnung, ZUGFeRD oder PDF sind alle in Ordnung (Übersetzer-AGB § 14.2).

    Wir veranlassen die Banküberweisung innerhalb von 7 Kalendertagen, nachdem uns sowohl die vollständige Leistung als auch eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen (Übersetzer-AGB § 14.3).

Wichtige Regeln

Laden Sie die Dokumente der richtigen Kundin oder des richtigen Kunden hoch und versenden Sie sie – jedes Mal

Wenn die Dokumente einer Kundin oder eines Kunden bei jemand anderem landen, ist das ein Datenschutzvorfall, den wir möglicherweise der Aufsichtsbehörde und den Betroffenen melden müssen. Prüfen Sie Namen und Auftragsnummer, bevor Sie etwas hochladen oder versenden. Wenn es trotzdem passiert, schreiben Sie sofort an admin@trustedlingo.com – möglichst innerhalb von 24 Stunden, nachdem Sie es bemerkt haben (Übersetzer-AGB § 11.3, Vertraulichkeitsvereinbarung § 3.6). Auch verlorene Post und fehlgeleitete Sendungen zählen dazu.

Nur Sie beglaubigen

Nur eine Person, die tatsächlich zur Beglaubigung berechtigt ist, darf die Übersetzung unterschreiben und stempeln. Überlassen Sie niemals jemand anderem Ihr Siegel oder Ihre Unterschrift, und erfinden Sie niemals unleserliche Stellen – kennzeichnen Sie sie als unleserlich (Übersetzer-AGB § 5, Verhaltenskodex § 3).

Halten Sie den Kundenkontakt auf der Plattform

Sprechen Sie mit der Kundin oder dem Kunden ausschließlich über den Auftrags-Chat, niemals privat, und verlangen Sie nie eine Zahlung von ihr oder ihm (Übersetzer-AGB § 13, Verhaltenskodex § 6.3).

Löschen Sie Arbeitskopien

Löschen Sie Ihre lokalen Kopien der Dokumente und der Übersetzung der Kundin oder des Kunden, sobald der Auftrag abgeschlossen ist, spätestens 30 Tage danach (Vertraulichkeitsvereinbarung § 6.1).

Versand beglaubigter Originale

Nach der Freigabe durch die Kundin oder den Kunden versenden Sie die unterschriebenen und gestempelten Originale im Namen von Trusted Lingo per Post. Aufträge der Lieferstufe Digital werden nicht per Post versandt: Sobald die Kundin oder der Kunde die Endfassung freigibt (den Scan der unterschriebenen und gestempelten Übersetzung), wird der Auftrag automatisch abgeschlossen. Wie Sie die Dokumente selbst vorbereiten, steht unter Format beglaubigter Übersetzungen.

  • Verwenden Sie eine Versandart mit Sendungsverfolgung (Übersetzer-AGB § 7.2). Wir empfehlen ein Einschreiben der Deutschen Post in einem versteiften DIN-A4-Umschlag; jeder Versanddienstleister mit Sendungsverfolgung, der im Dialog „Als versandt markieren“ angeboten wird, ist in Ordnung.
  • Drucken Sie das Anschreiben aus, tragen Sie Anschrift der Kundin oder des Kunden, Auftragsnummer und Datum ein und legen Sie es oben auf die Übersetzung. Es ist für einen DIN-Fensterumschlag ausgelegt.
  • Verwenden Sie die Anschrift von Trusted Lingo als Absender, damit die Sendung erkennbar von uns stammt und Rücksendungen uns erreichen.
  • Ist beim Auftrag „Scan gewünscht“ vermerkt, muss die Datei, die Sie zur Prüfung hochgeladen haben, bereits ein Scan der unterschriebenen und gestempelten Übersetzung sein – nach der Freigabe durch die Kundin oder den Kunden sind keine Uploads mehr möglich.
  • Bewahren Sie Ihren Einlieferungsbeleg auf, bis der Auftrag abgeschlossen ist; wir können ihn anfordern (Übersetzer-AGB § 7.2).
  • Porto wird nur erstattet, wenn der Auftrag es vorsieht oder wir es vorher in Textform vereinbart haben (Übersetzer-AGB § 7.3). Fragen Sie vor dem Versand nach, wenn Sie unsicher sind.

Lieferstufen

Standardversand
3–5 Werktage
Express
48 Stunden
Digital
24 Stunden, ohne Postversand

Die Lieferstufe im Auftrag ist das, was die Kundin oder der Kunde bezahlt hat. Sagen Sie uns sofort Bescheid, wenn etwas sie gefährdet.

Anschreiben

Ein einseitiges Schreiben von Trusted Lingo, auf Deutsch und Englisch, das oben auf jede beglaubigte Übersetzung gehört, die Sie per Post versenden. Es ist für einen DIN-Fensterumschlag ausgelegt.

Anschreiben herunterladen (PDF)
Absender auf dem UmschlagTrusted LingoKäthchen-Paulus-Straße 260486 Frankfurt am MainDeutschland

Rechnung und Vergütung

  • Ihre Vergütung steht fest, wenn der Auftrag angeboten wird, und wird im Angebot und auf der Auftragsseite angezeigt, bevor Sie annehmen.
  • Sobald die Kundin oder der Kunde freigegeben hat, stellen Sie die Vergütung unter Angabe der Auftragsnummer an contact@trustedlingo.com in Rechnung – als XRechnung, ZUGFeRD oder PDF.
  • Wir veranlassen die Banküberweisung innerhalb von 7 Kalendertagen, nachdem uns die vollständige Leistung und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen (Übersetzer-AGB § 14.3).
  • Porto und sonstige Auslagen werden nur erstattet, wenn der Auftrag sie vorsieht oder wir es vorher in Textform vereinbart haben.

Fragen?

Aufträge, Versand und Zahlungen: contact@trustedlingo.com

Falsche oder verlorene Dokumente und Kontozugang: admin@trustedlingo.com

Noch nicht dabei? Zur Registrierung

Häufige Fragen zur Auftragsabwicklung

Wie erhalte ich Aufträge?
Wir weisen jeden Auftrag einer Übersetzerin oder einem Übersetzer zu, deren oder dessen Sprachpaare und Beglaubigungsbefugnis dazu passen. Sie erhalten eine E-Mail, und der Auftrag erscheint im Portal unter „Anfragen“. Eine Auftragsbörse, die Sie im Blick behalten müssten, gibt es nicht.
Wann wird ein Auftrag verbindlich?
Wenn Sie auf „Annehmen und beginnen“ klicken. Bis dahin können Sie ohne Folgen ablehnen (Übersetzer-AGB § 3.2).
Ich habe einen Auftrag angenommen, kann ihn aber nicht fertigstellen. Was tun?
Schreiben Sie uns sofort unter contact@trustedlingo.com und nennen Sie die Auftragsnummer. Geben Sie ihn nicht selbst an eine Kollegin oder einen Kollegen weiter – die Weitergabe von Aufträgen bedarf unserer vorherigen Zustimmung (Übersetzer-AGB § 9.1). Wir weisen ihn neu zu.
Welche Frist gilt?
Die Lieferstufe im Auftrag ist das, was die Kundin oder der Kunde bezahlt hat: Standardversand 3–5 Werktage, Express 48 Stunden, Digital 24 Stunden. Planen Sie Ihre Arbeit so, dass die Frist eingehalten wird, und sagen Sie uns sofort Bescheid, wenn etwas sie gefährdet (Verhaltenskodex § 7.1).
Eine Seite fehlt oder ist unleserlich. Was nun?
Fragen Sie die Kundin oder den Kunden im Auftrags-Chat, oder schreiben Sie an contact@trustedlingo.com, wenn wir entscheiden müssen. Raten Sie niemals bei unleserlichem Text – kennzeichnen Sie ihn in der Übersetzung als unleserlich.
Darf ich maschinelle Übersetzung oder KI-Werkzeuge verwenden?
Nicht ohne unsere vorherige Zustimmung in Textform (Übersetzer-AGB § 8.2). Kundendokumente dürfen niemals in externe Werkzeuge eingegeben werden.
Wer gibt meine Übersetzung frei?
Die Kundin oder der Kunde. Wenn Sie den Auftrag als bereit zur Prüfung melden, kann sie oder er ihn freigeben oder Änderungen anfordern. Mit der Freigabe wechselt der Auftrag auf „Geliefert“, und Ihre Vergütung ist verdient. Bei einem Auftrag der Lieferstufe Digital schließt die Freigabe den Auftrag zugleich ab – es gibt nichts zu versenden.
Die Kundin oder der Kunde hat Änderungen angefordert. Muss ich sie vornehmen?
Korrigieren Sie tatsächliche Fehler kostenlos (Übersetzer-AGB § 15.2). Ist die Anforderung in Wahrheit neue Arbeit oder eine Änderung der Vorgaben, schreiben Sie an contact@trustedlingo.com, bevor Sie sie umsetzen.
Die Übersetzung wird für ein anderes Land benötigt. Gilt meine dort?
Die Anforderungen unterscheiden sich zwischen Behörden und Ländern. Wenn der Auftrag angibt, wo die Übersetzung verwendet wird, und Sie nicht sicher sind, ob Ihre Beglaubigung dort anerkannt wird, schreiben Sie an contact@trustedlingo.com, bevor Sie annehmen.
Muss es ein Einschreiben sein?
Es muss nachverfolgbar sein (Übersetzer-AGB § 7.2), damit die Kundin oder der Kunde die Sendung verfolgen kann und wir einen Verlust nachvollziehen können. Das Einschreiben der Deutschen Post ist am einfachsten; andere Dienstleister mit Sendungsverfolgung sind in Ordnung. Tragen Sie die Sendungsnummer sorgfältig ein – sie schließt den Auftrag ab.
Wer zahlt das Porto?
Porto wird nur erstattet, wenn der Auftrag es vorsieht oder wir es vorher in Textform vereinbart haben (Übersetzer-AGB § 7.3). Braucht ein Auftrag einen ungewöhnlichen oder teuren Versand, fragen Sie uns vorher.
Wie wird meine Vergütung berechnet?
Aus der Vergütungstabelle, die Sie bei der Einrichtung akzeptiert haben: der Grundtarif des Dokuments, angepasst an das Sprachpaar, zuzüglich eines etwaigen Zuschlags für die Einstufung, eines Eilzuschlags und zusätzlicher beglaubigter Ausfertigungen. Die Summe wird im Angebot angezeigt, bevor Sie annehmen.
Wie werde ich bezahlt?
Stellen Sie uns unter contact@trustedlingo.com eine Rechnung unter Angabe der Auftragsnummer, sobald der Auftrag geliefert ist. Wir veranlassen die Banküberweisung innerhalb von 7 Kalendertagen, nachdem uns die vollständige Leistung und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen (Übersetzer-AGB § 14.3). Gutschriften stellen wir nicht aus, sofern nichts anderes gesondert vereinbart ist (§ 14.2).
Im Portal funktioniert etwas nicht.
Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es mit einem anderen, aktuellen Browser. Besteht das Problem weiter, schreiben Sie an contact@trustedlingo.com mit der Auftragsnummer, Ihrem Klick und einem Screenshot.

Die vollständigen Regeln finden Sie in den Vereinbarungen, die jede Übersetzerin und jeder Übersetzer bei Trusted Lingo akzeptiert: Übersetzer-AGB · Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) · Allgemeiner Verhaltenskodex. Weichen diese Seite und eine Vereinbarung voneinander ab, gilt die Vereinbarung.