Datenschutzerklärung · Trusted Lingo

Stand: 27. Oktober 2026 · Trusted Lingo

Das Wichtigste in Kürze

Sie vertrauen uns Dokumente an, auf die es ankommt – Geburtsurkunden, Zeugnisse, gerichtliche Entscheidungen. Entsprechend sorgfältig gehen wir mit ihnen um. Zusammengefasst:

Ihre hochgeladenen Dokumente und die fertigen Übersetzungen werden 30 Tage nach der Lieferung endgültig gelöscht – durch einen automatischen Prozess, ohne dass Sie darum bitten müssen.
Als Analysedienste nutzen wir nur Google Analytics und Microsoft Clarity, und zwar nur, wenn Sie einwilligen – bis Sie zustimmen, wird über Ihren Besuch nichts gespeichert, übermittelt oder aufgezeichnet, und Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Wir erstellen niemals ein Profil über Sie, und wir verkaufen Ihre Daten niemals. Das Einzige, was – wenn Sie der Analyse zustimmen – unser Google-Ads-Konto erreicht, ist die Information, dass eine Bestellung bezahlt wurde und in welcher Höhe, damit wir sehen, welche unserer eigenen Anzeigen zu Bestellungen führen. Mehr nicht.
Ihre Datenbank, Ihre Dateien und die Backups liegen innerhalb der EU – in Frankfurt und Falkenstein, Deutschland.
Ihre Kartendaten erreichen uns nie. Die Zahlung erfolgt auf der eigenen Bezahlseite von Stripe; wir erfahren nur den Betrag, die Währung und dass die Zahlung erfolgreich war.

Der Rest dieser Seite erläutert diese vier Punkte im Einzelnen.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Verantwortlicher: Deepak Sharma, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung „Trusted Lingo“ (Einzelunternehmen)
Anschrift: Käthchen-Paulus-Straße 2
60486 Frankfurt am Main
Deutschland
E-Mail: contact@trustedlingo.com
Datenschutzbeauftragter: Nicht benannt. Trusted Lingo ist ein Einzelunternehmen und erreicht nicht die Schwellenwerte nach Art. 37 DSGVO oder § 38 BDSG, ab denen eine Benennung erforderlich wäre. Datenschutzanfragen richten Sie bitte direkt an den Inhaber unter der oben genannten Anschrift.

Welche Daten wir erheben

Wir erheben nur, was eine Bestellung tatsächlich erfordert. Nach Zweck gegliedert:

Kontodaten: Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (nur als Hash gespeichert) oder, wenn Sie sich mit Google anmelden, die Kennung Ihres Google-Kontos. Optional Ihr Name, Ihre Telefonnummer, die Schreibweise Ihres Namens laut Reisepass, eine Postanschrift und Ihre Benachrichtigungseinstellungen.
Bestelldaten: Die von Ihnen gewählte Dokumentart, das Sprachpaar, die Lieferstufe und die Anzahl; Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer; jede Rechnungs- oder Postanschrift, die Sie angeben; etwaige Hinweise, die Sie für die Übersetzerin oder den Übersetzer hinzufügen; sowie Preis, Status und Zeitstempel der Bestellung. Sie können als Gast ohne Konto bestellen; in diesem Fall speichern wir dieselben Bestelldaten, ohne dass ein Konto damit verknüpft ist.
Die von Ihnen hochgeladenen Dokumente: Die Dateien selbst sowie Dateiname, Dateityp und Dateigröße. Dies sind die sensibelsten Daten, die wir speichern. Personenstandsurkunden – Geburts-, Heirats- und Scheidungsurkunden – können Angaben enthalten, die die DSGVO in Art. 9 als besondere Kategorie behandelt, etwa die Religionszugehörigkeit. Wir suchen nicht nach diesen Angaben, wir indexieren oder analysieren sie nicht, und sie werden zu einem einzigen Zweck verwendet: zur Anfertigung der von Ihnen bestellten Übersetzung.
Die fertige Übersetzung: Die für Sie erstellte beglaubigte PDF-Datei, die wir zum Herunterladen für Sie bereithalten und nach derselben 30-Tage-Frist löschen wie Ihre hochgeladenen Dateien.
Nachrichten zu Ihrer Bestellung: Nachrichten, die Sie mit der zugewiesenen Übersetzerin oder dem zugewiesenen Übersetzer zur Bestellung austauschen, daran angehängte Dateien und die Angabe, welche Nachrichten gelesen wurden.
Zahlungs- und Rechnungsdaten: Der berechnete Betrag, die Währung, der Zahlungsstatus, Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse sowie die Rechnungsanschrift, die Sie beim Bezahlvorgang angegeben haben, gespeichert unter einer Rechnungsnummer. Ihre Kartennummer, das Ablaufdatum und den Sicherheitscode erhalten oder speichern wir nie – diese geben Sie auf der eigenen Bezahlseite von Stripe ein, und sie durchlaufen unsere Systeme nicht.
Nachrichten über das Kontaktformular: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und die Nachricht, die Sie senden. Sie werden per E-Mail an unser Support-Postfach weitergeleitet und nicht in unserer Datenbank gespeichert.
Technische Daten: Gewöhnliche Server-Logs, die entstehen, wenn Ihr Browser eine Anfrage stellt; sie dienen dazu, den Dienst in Betrieb zu halten und Störungen und Missbrauch aufzuklären. Wenn Sie das Kontaktformular absenden, wird Ihre IP-Adresse eine Minute lang im Arbeitsspeicher gehalten, um zu begrenzen, wie oft das Formular abgesendet werden kann; sie wird nicht auf einen Datenträger geschrieben, und nichts Längerlebiges wird gespeichert.
Widerrufserklärungen: Wenn Sie einen Vertrag über unser Online-Formular widerrufen, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die von Ihnen angegebene Bestellnummer, den Zeitpunkt des Eingangs, Ihre IP-Adresse und Browserkennung sowie unsere Entscheidung über den Widerruf, einschließlich der Angabe, wer sie wann getroffen hat, und einer etwaigen vermerkten Begründung. Wir senden Ihnen per E-Mail eine Eingangsbestätigung.

Rechtsgrundlagen und Zwecke

Jede Kategorie wird auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO verarbeitet:

Erfüllung Ihres Vertrags – Art. 6 Abs. 1 lit. b: Ihre Konto- und Bestelldaten, Ihre hochgeladenen Dokumente, die fertige Übersetzung und Nachrichten zur Bestellung. Ohne diese Daten können wir das Bestellte weder anfertigen noch liefern.
Rechtliche Verpflichtung – Art. 6 Abs. 1 lit. c: Rechnungs- und Bestelldaten, die wir nach deutschem Steuerrecht aufbewahren müssen (§ 147 AO, § 14b UStG). Diese Pflicht geht einem Löschungsverlangen für genau diese Daten vor – siehe Ihre Rechte. Sie umfasst auch Widerrufserklärungen, deren Eingang wir bestätigen und die wir nachweisen können müssen (§ 356a BGB).
Berechtigte Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f: Server-Logs sowie die kurzzeitige Speicherung einer IP-Adresse, um die Nutzung des Kontaktformulars zu begrenzen. Unser Interesse besteht darin, den Dienst verfügbar und frei von Missbrauch zu halten; die Daten sind minimal, kurzlebig und werden nicht genutzt, um Sie zu identifizieren oder ein Profil über Sie zu erstellen.
Ihre Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit. a: Der Newsletter, der standardmäßig ausgeschaltet ist und nur versandt wird, wenn Sie ihn einschalten; sowie das Kontrollkästchen im Kontaktformular, mit dem Sie zustimmen, dass wir Ihnen per E-Mail antworten dürfen. Sie können beide Einwilligungen jederzeit widerrufen; eine bereits erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Enthält ein hochgeladenes Dokument besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, stützen wir uns auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – Sie stellen uns das Dokument bewusst und ausdrücklich zu dem Zweck zur Verfügung, es übersetzen zu lassen, und es wird für nichts anderes verwendet.

Wir verwenden Ihre Daten weder für automatisierte Entscheidungsfindung noch für Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir halten diese Liste bewusst kurz. Jeder der folgenden Empfänger verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und nur in dem Umfang, den seine Funktion erfordert:

Supabase – Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher: Speichert Ihr Konto, Ihre Bestellungen, Nachrichten und hochgeladenen Dokumente. Die Daten liegen in der Region eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland). Die Supabase Inc. ist ein in den USA gegründetes Unternehmen; Support-Zugriffe von außerhalb des EWR sind daher durch die Standardvertragsklauseln der EU abgesichert.
Hetzner Online GmbH – Hosting der Anwendung: Betreibt unsere Anwendung zur Bestellabwicklung auf einem Server in Falkenstein, Deutschland. Ein deutsches Unternehmen mit Hosting in Deutschland; eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.
Vercel Inc. – Hosting der Website: Stellt die Website selbst über ein weltweites Content-Delivery-Netzwerk bereit. Anfragen können außerhalb des EWR verarbeitet werden; abgesichert durch die Standardvertragsklauseln der EU.
Stripe – Zahlungsabwicklung: Wickelt die Zahlung ab. Stripe erhält Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rechnungsanschrift und den fälligen Betrag und übermittelt uns nur das Ergebnis. Für Stripe-Kunden in Europa ist die Stripe Payments Europe Ltd (Irland) die vertragschließende Gesellschaft. Für seine regulatorischen Pflichten, etwa Prüfungen zur Bekämpfung der Geldwäsche, ist Stripe eigenständig Verantwortlicher.
Google – Webanalyse, nur mit Ihrer Einwilligung: Google Analytics 4 zeigt uns, welche Seiten genutzt werden und auf welchen Besucherinnen und Besucher abbrechen. Der Dienst läuft nur, wenn Sie einwilligen: Bis dahin ist der Einwilligungsmodus (Consent Mode) von Google auf „Speicherung verweigert“ gesetzt, sodass kein Cookie geschrieben wird und keine Kennung für Sie existiert. Wenn Sie einwilligen, erhält die Google LLC Ihre IP-Adresse, die von Ihnen aufgerufenen Seiten, Ihren aus dieser Adresse abgeleiteten ungefähren Standort sowie Ihren Geräte- und Browsertyp. Die Google LLC hat ihren Sitz in den USA; die Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der EU abgesichert, und Google ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-U.S. Data Privacy Framework) zertifiziert. Wenn Sie einwilligen und anschließend eine Bestellung bezahlen, erfasst Google Analytics außerdem, dass die Bestellung bezahlt wurde, mit Bestellcode und Betrag – nicht Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Dokumente – und übergibt dieses Ereignis an unser Google-Ads-Konto, damit wir sehen, welche unserer Anzeigen zu Bestellungen führen. Google Signals, Remarketing oder andere Werbefunktionen haben wir nicht aktiviert, und nichts davon wird genutzt, um Ihnen Werbung anzuzeigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung – in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG; Sie können Ihre Einwilligung jederzeit auf unserer Seite Cookie-Richtlinie widerrufen.
Microsoft – Heatmaps und Sitzungsaufzeichnungen, nur mit Ihrer Einwilligung: Microsoft Clarity zeigt uns, wo gescrollt und geklickt wird, und spielt einzelne Besuche erneut ab, damit wir sehen, welche Seiten Besucherinnen und Besucher verwirren. Der Dienst läuft nur, wenn Sie einwilligen: Bis dahin wird das Clarity-Skript gar nicht geladen. Wenn Sie einwilligen, erhält die Microsoft Corporation Ihre IP-Adresse, die von Ihnen aufgerufenen Seiten, Ihre Mausbewegungen, Klicks und Scrollbewegungen auf diesen Seiten sowie Ihren Geräte- und Browsertyp. Texte, die Sie in Formulare eingeben, werden in Ihrem Browser maskiert, bevor etwas übermittelt wird, und Clarity wird angehalten, bevor sich eine Bestell-, Upload-, Nachrichten-, Rechnungs-, Konto- oder Anmeldeseite öffnet; diese Seiten werden daher nie aufgezeichnet. Microsoft hat seinen Sitz in den USA; die Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der EU abgesichert, und Microsoft ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-U.S. Data Privacy Framework) zertifiziert. Wir verknüpfen Aufzeichnungen nicht mit Ihrer Bestellung, Ihrer E-Mail-Adresse oder Ihrem Konto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung – in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG; Sie können Ihre Einwilligung jederzeit auf unserer Seite Cookie-Richtlinie widerrufen.
Resend – Transaktions-E-Mails: Versendet Bestellbestätigungen, Lieferbenachrichtigungen und E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts. Erhält Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt dieser Nachrichten. Die Resend Inc. hat ihren Sitz in den USA; abgesichert durch die Standardvertragsklauseln der EU.
Die gerichtlich vereidigte Übersetzerin oder der gerichtlich vereidigte Übersetzer Ihrer Bestellung: Erhält Ihre hochgeladenen Dokumente und alle Nachrichten, die Sie zur Bestellung senden – anders lässt sich die Übersetzung nicht anfertigen. Alle Übersetzerinnen und Übersetzer sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, sowohl durch ihre eigenen Berufspflichten als vereidigte Übersetzerinnen und Übersetzer als auch durch ihre Vereinbarung mit uns. Übersetzerinnen und Übersetzer sehen nur die ihnen zugewiesenen Bestellungen. Sie verarbeiten Ihre Daten in unserem Auftrag und nur nach unseren Weisungen als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, gebunden durch die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung in Anlage 1 unserer Übersetzer-AGB. Die Beglaubigung der Übersetzung nehmen sie weiterhin selbst und unter ihrem Eid vor.

Darüber hinaus geben wir Ihre Daten an niemanden weiter. Wir verkaufen oder vermieten sie nicht und geben sie weder zu Werbezwecken noch zu einem anderen Zweck weiter, der nicht mit Ihrer Bestellung zusammenhängt; auf dieser Website gibt es auch keine Werbe- oder Retargeting-Infrastruktur, mit der dies geschehen könnte. An eine Behörde würden wir Daten nur weitergeben, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Speicherdauer

Die Löschung erfolgt automatisch. Sie läuft unabhängig davon, ob Sie darum bitten, und diese Fristen werden durch zeitgesteuerte Prozesse durchgesetzt, nicht dadurch, dass jemand daran denkt:

Hochgeladene Dokumente, fertige Übersetzungen und Chat-Anhänge: Gelöscht 30 Tage nach der Lieferung, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem Ihre Bestellung geliefert oder versandt wurde. Gelöscht werden sowohl die Dateien als auch ihre Datenbankeinträge; die Löschung ist endgültig und lässt sich auf unserer Seite auch nicht aus einem Backup wiederherstellen.
Unbezahlte, abgebrochene Bestellungen und ihre Uploads: Gelöscht nach 7 Tagen ab Beginn der Bestellung, wenn die Zahlung nie abgeschlossen wurde. Wir benachrichtigen Sie zwei Tage vorher per E-Mail, damit eine Bestellung, die Sie abschließen wollten, nicht unbemerkt verloren geht.
Dateien, die zu einer Nachricht hochgeladen, aber nie gesendet wurden: Gelöscht nach 24 Stunden.
Bestelldaten, Rechnungen und Nachrichten: Aufbewahrt, solange es das deutsche Steuer- und Handelsrecht verlangt – bis zu 10 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege nach § 147 AO und § 14b UStG. Dies ist der Nachweis des Geschäftsvorfalls: die Bestellnummer, was bestellt wurde, was es gekostet hat und dass es bezahlt wurde. Er besteht bewusst länger als die Dokumente selbst, die nach 30 Tagen gelöscht sind.
Widerrufserklärungen: Eine Erklärung, die einer Bestellung zugeordnet ist, wird so lange aufbewahrt wie die Daten dieser Bestellung (bis zu 10 Jahre, wie oben). Eine Erklärung, die keiner Bestellung zugeordnet ist, wird spätestens drei Jahre nach dem Ende des Jahres gelöscht, in dem sie abgegeben wurde (§§ 195, 199 BGB); dies geschieht im Rahmen einer manuellen Prüfung, nicht durch einen automatischen Prozess.
Ihr Konto: Gespeichert, solange Sie ein Konto haben. Wenn Sie uns bitten, es zu schließen, löschen wir Ihr Konto und Ihr Profil und behalten nur die Rechnungs- und Bestelldaten sowie die Widerrufserklärungen, die unter die oben genannte Aufbewahrungspflicht fallen.
Server-Logs: Nur so lange gespeichert, wie es zur Analyse von Störungen und Missbrauch nötig ist, und danach im Rahmen der Log-Rotation entfernt.

Wie wir Ihre Daten schützen

Die Verbindung zu dieser Website ist bei der Übertragung verschlüsselt (TLS). Hochgeladene Dokumente liegen nicht unter einer erratbaren Adresse: Jeder Download läuft über einen Link, der auf Anfrage erzeugt wird, an Ihre Sitzung gebunden ist und fünf Minuten nach seiner Ausstellung abläuft. Zugriff auf eine Bestellung haben nur Sie, die ihr zugewiesene Übersetzerin oder der ihr zugewiesene Übersetzer und wir.

Kein System ist vor Angriffen vollkommen sicher. Ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich mit einem Risiko für Ihre Rechte verbunden, melden wir sie innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde, wie es Art. 33 DSGVO verlangt, und benachrichtigen Sie direkt, soweit Art. 34 DSGVO dies verlangt.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern, und eine Kopie davon (Art. 15).
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16) – einschließlich der Schreibweise Ihres Namens, auf die es bei einer beglaubigten Übersetzung ankommt.
Löschung Ihrer Daten (Art. 17). Wir kommen dem nach, ausgenommen Rechnungs- und Bestelldaten sowie Widerrufserklärungen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen; für diese schränken wir die Verarbeitung auf den Aufbewahrungszweck ein, statt sie zu löschen.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20).
Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf unseren berechtigten Interessen beruht (Art. 21).
Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit, soweit eine Verarbeitung auf ihr beruht (Art. 7 Abs. 3) – für den Newsletter in Ihren Kontoeinstellungen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie eine E-Mail an contact@trustedlingo.com. Wir antworten innerhalb eines Monats, wie es Art. 12 Abs. 3 DSGVO verlangt. Es entstehen Ihnen keine Kosten, und Sie müssen keine Gründe angeben.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist, da wir in Frankfurt am Main niedergelassen sind:

Zuständige Aufsichtsbehörde: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Deutschland
datenschutz.hessen.de

Sie können sich auch bei der Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort beschweren, wenn dieser anderswo in der EU liegt.

Cookies

Wir setzen die Cookies, die Sie angemeldet halten – sie erfordern keine Einwilligung, weil die Website ohne sie nicht funktioniert – und, nur wenn Sie einwilligen, die Cookies von Google Analytics und Microsoft Clarity. Danach fragt das Cookie-Banner. Werbe-Cookies setzen wir überhaupt nicht. Jedes Cookie ist mit seiner Speicherdauer in unserer Cookie-Richtlinie aufgeführt, wo Sie Ihre Entscheidung auch ändern oder widerrufen können.

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